Fünf Tipps für erfolgreiches Arbeiten in virtuellen Teams

Virtuelle Teams mit Mitarbeitenden auf der ganzen Welt gibt es heute fast in allen internationalen Firmen. Obwohl viele Home-Office machen und man täglich von globaler Kollaboration spricht, höre ich immer wieder, dass diese in der Praxis nicht wirklich funktioniert.

Schon wenn Mitarbeitende auf unterschiedlichen Stockwerken im gleichen Gebäude arbeiten, treten die ersten Probleme auf. Wenn mehr Sprachen, Kulturkreise und Zeitzonen hinzukommen, wird es noch komplizierter. Was ist zu tun?

#1 Grösste Herausforderung: Kommunikation in virtuellen Teams

Wenn die Kommunikation hauptsächlich über E-Mail läuft, steigt die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse. Es ist oft unklar, wer eigentlich verantwortlich ist. Die Folge davon: Wir kommunizieren doppelt und dreifach, rufen an, chatten, schreiben eine zweite oder dritte E-Mail oder wissen im Meeting nicht, wovon gerade die Rede ist. Noch schwieriger wird es, wenn unterschiedliche Kulturen zusammentreffen. Umso wichtiger ist es, Wortwahl und Tonfall genau zu prüfen und im Voraus gemeinsam zu definieren. Das gilt zum einen für Wörter, die in anderen Sprachen missverstanden werden können, aber auch generell für komplexe Formulierungen oder Fachjargon.

Tipp: 3W-Regel. Jede Kommunikation sollte klar beinhalten, WER WAS bis WANN macht. Schauen Sie mal ihre letzten 20 bis 30 E-Mails an. War das Wer-Was-Wann immer klar?

#2 Kommunikationskanäle kombinieren und Regeln aufstellen

Obwohl fast jeder, den ich kenne, sich über die tägliche E-Mail-Menge beschwert, ist sie nach wie vor die häufigste Kommunikationsform in virtuellen Teams. Ich empfehle, abends mal einen Blick in den E-Mail-Postausgang zu werfen: Wie viele E-Mails haben sich dort am Ende des Tages angesammelt? Schon wissen Sie, warum Sie so viele E-Mails bekommen. Um das zu ändern, gilt es die Stärken unterschiedlicher Kommunikationskanäle zu nutzen. Per E-Mail lassen sich Ergebnisse festhalten und Absprachen archivieren, die zuvor am Telefon oder beim Austausch über den Firmen-Chat schnell verloren gehen. E-Mails eignen sich aber nicht zum Diskutieren. Daher sollte jedes Team eigene Regeln etablieren: Was und wann wird via E-Mail kommuniziert, wann sollte man zum Telefonhörer greifen oder bis zum nächsten Team-Meeting warten. Nicht alles, das wichtig ist, ist auch dringend.

Tipp: Nach drei E-Mail-Interaktionen den Kommunikationskanal zu Telefon oder Videokonferenz wechseln. Ausserdem sollte man in E-Mails nicht scrollen müssen => das ist ein klares Zeichen, dass der Inhalt zu lang ist.

#3 Vertrauen durch persönliche Treffen

Trotz aller Technologie: Nichts ersetzt den persönlichen Austausch. Wer sich kennt, weiss, wie sein Gegenüber agiert und versteht Anweisungen oder Fragen besser. Wer im gleichen Büro arbeitet, geht zusammen Mittagessen oder einen Kaffee trinken – das hilft. Aber auch in virtuellen Teams spielen persönliche Treffen, insbesondere am Anfang einer neuen Arbeitsbeziehung, eine wichtige Rolle, um Vertrauen aufzubauen. Sie reduzieren zukünftige Missverständnisse deutlich.

Tipp: Wenn man etwa aus finanziellen oder zeitlichen Gründen nicht reisen kann, hilft ein virtuelles Kick-Off-Meeting per Videokonferenz, bei dem sich alle Beteiligten persönlich vorstellen, beispielsweise Hobbys, Familie, vorherige Jobs usw.

#4 Vertrauen durch Verbindlichkeit

Vertrauen baut sich nicht nur durch Face-to-Face-Meetings auf. Fast jeder kennt das vom Austausch mit externen Partnern: Antwortet jemand zügig auf E-Mails, ruft schnell zurück und hält sich an Absprachen oder übertrifft sie, bleibt die Zusammenarbeit positiv in Erinnerung – im Fachjargon task-based trust genannt. Das gleiche gilt für interne Beziehungen: Ein kooperatives, zuverlässiges Miteinander spielt eine umso grössere Rolle, wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten und Zeitzonen arbeiten.

Tipp: Bei uns im Team gilt underpromise & overdeliver, sprich mehr halten als versprechen. Das erleichtert die Zusammenarbeit deutlich.

#5 Recruiting: Die richtigen Mitspieler finden

Mitarbeiter von virtuellen Teams müssen ein hohes Mass an Eigeninitiative mitbringen und selbstständig arbeiten können & wollen. Personen mit relativ hohem Führungsbedürfnis gehen in virtuellen Teams unter. Ich prüfe Bewerber darum in mehreren Schritten. Am Anfang steht ein ca. 30-minütiges Telefonat, bei dem ich herausfinde, wie sich die Bewerber rein verbal ausdrücken können. Vorteil: Man lässt sich nicht von der Körpersprache oder Designer-Kleidung beeinflussen. In virtuellen Teams ist eine gute mündliche Ausdrucksweise elementar. Wenn es schon da nicht passt, können beide Seiten Zeit sparen. Im Anschluss ans Telefonat kommt der Zuhör-Check: ich bitte die Bewerber, mir drei relativ simple Fragen per E-Mail zu beantworten und gebe dafür auch eine maximale Länge vor (z.B. max. vier Sätze). Allein das ist schon sehr aufschlussreich: Haben die Kandidaten zugehört? Sind sie in der Lage, Gehörtes umzusetzen und sich dabei an einfachste Rahmenvorgaben zu halten? Meine Erfahrung nach zehn Jahren zeigt, dass ca. 60 Prozent hier schon durchfallen. Erst dann gibt es ein klassisches Gespräch, idealerweise vor Ort, sonst via Videokonferenz.

Tipp: Testen Sie im Bewerbungsprozess bereits konkrete Anforderungen an die Arbeit im virtuellen Team, denn wenn man in unterschiedlichen Büros, womöglich mit Zeitverschiebung von mehreren Stunden zusammenarbeitet, kann eine Aufgabe nicht mehrfach besprochen und neu verhandelt werden.