{"id":12941,"date":"2020-08-17T08:25:11","date_gmt":"2020-08-17T06:25:11","guid":{"rendered":"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/?p=12941"},"modified":"2026-02-11T14:52:55","modified_gmt":"2026-02-11T13:52:55","slug":"der-digitale-mailraum-der-ubs-oder-die-digitalisierung-interner-arbeitsprozesse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/der-digitale-mailraum-der-ubs-oder-die-digitalisierung-interner-arbeitsprozesse\/","title":{"rendered":"Der Digitale Mailraum der UBS \u2013 oder die Digitalisierung interner Arbeitsprozesse"},"content":{"rendered":"\n\n\n<p>Die UBS hat sich zum Ziel gesetzt, die \u00abFront-to-Back-Efficiency\u00bb zu erh\u00f6hen und dadurch grunds\u00e4tzlich digitaler und schneller zu werden. Im Rahmen dieses Programms hat die Bank in den vergangenen rund 10 Monaten einen \u00abdigitalen Mailraum\u00bb aufgebaut. Um alle gew\u00fcnschten Funktionalit\u00e4ten auf einer Plattform vereinen zu k\u00f6nnen, hat UBS die Plattform selber aufgebaut.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>So funktioniert der digitale Mailraum bei UBS<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Grunds\u00e4tzlich hat der digitale Mailraum die Aufgabe, den gesamten physisch anfallenden Posteingang von UBS zu organisieren und optimieren. Darunter fallen beispielsweise Briefe, Formulare oder Vertr\u00e4ge, welche der UBS zugestellt werden. In einem ersten Projektschritt wurden die externen Posteing\u00e4nge digitalisiert. S\u00e4mtliche externe Post gelangt nun zum digitalen Mailraum, in welchem alle papierbasierten eingehenden Dokumente zentral bearbeitet werden. Nach dem Auspacken und Vorsortieren der eingehenden Post wird die papierbasierte Korrespondenz gescannt. W\u00e4hrend das Scanning von Dokumenten derzeit noch oftmals der letzte Prozessschritt ist (Archivierung), werden die Unterlagen in dieser Prozesslogik gleich nach dem Eintreffen der Unterlagen vom UBS Scanning Team digitalisiert.<br>Der neue Prozess geht \u00fcber das eigentliche Scannen hinaus. Ziel ist es, dass die Informationen aus papierbasierten Dokumenten direkt in den IT-Systemen weiterverarbeitet werden k\u00f6nnen. Entsprechend braucht es f\u00fcr das maschinelle Lesen der Information zus\u00e4tzlich eine optische Zeichenerkennung. Die Technologie, welche Texte erkennt und eine beschleunigte Sortierung, Zuordnung (Klassifizierung) und Verarbeitung des t\u00e4glichen Schriftverkehrs im Unternehmen erm\u00f6glicht, heisst OCR (\u201e<a href=\"https:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Optical_character_recognition\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Optical Character Recognition<\/a>\u201c). Auch die UBS setzt die OCR-Technologie ein, um die Aufbereitung und effiziente Weiterverarbeitung von Dokumenten zu erm\u00f6glichen.<br>Der digitale Mailraum sendet nach diesem Prozessschritt die extrahierten Daten dem richtigen Empf\u00e4nger (eine Person oder eine Gruppe) mit korrekter Angabe zum jeweiligen Gesch\u00e4ftsprozess (z.B. Hypothekarverl\u00e4ngerung) zu. Der Mitarbeitende kriegt danach eine Nachricht im Outlook, dass Post im digitalen Mailraum angekommen ist (vgl. Abbildung 1). Die Post kommt bei UBS jeweils nachts an. Um 9 Uhr sollten die Mitarbeitenden die meisten digital aufbereiteten Informationen bereits im Postfach haben.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"alignleft size-large\"><a href=\"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-1.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"483\" src=\"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-1-1024x483.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-12943\" srcset=\"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-1-1024x483.png 1024w, https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-1-300x142.png 300w, https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-1-768x362.png 768w, https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-1.png 1295w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><figcaption><em>Abbildung 1: Inbox UBS digitaler Mailraum<\/em><\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p>Zentral am Prozess ist also, dass nicht \u00abnur\u00bb Post eingescannt wird, sondern \u2013 wo immer m\u00f6glich \u2013 die Daten bereits so aufbereitet werden, dass die Mitarbeitenden den Prozess digital weiterverarbeiten k\u00f6nnen. Ein Beispiel ist in Abbildung 2 ersichtlich. Der Mitarbeitende sieht links den Antrag f\u00fcr eine UBS Debit Karte. Rechts kann er den Antrag elektronisch weiter verarbeiten.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"alignleft size-large\"><a href=\"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-2.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"519\" src=\"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-2-1024x519.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-12944\" srcset=\"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-2-1024x519.png 1024w, https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-2-300x152.png 300w, https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-2-768x389.png 768w, https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/07\/Digi-Mailraum-Abb-2.png 1297w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><figcaption><em>Abbildung 2: Angaben aus dem Antrag werden automatisch extrahiert und f\u00fcr die weiteren Prozessschritte vorbereitet<\/em><\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p><strong>So gut funktioniert es bislang \u2013 und warum Corona das Projekt beschleunigt hat<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Der urspr\u00fcngliche Projektplan sah vor, dass 13&#8217;000 Mitarbeitende der UBS Schweiz bis Ende Sommer 2020 den digitalen Mailraum nutzen sollten. An Weihnachten haben rund 500 Mitarbeitende das Tool getestet. Die Bank hatte dabei durchaus etwas Respekt vor der Aufgabe, die Mitarbeitenden in diese neuen (digitalen) Prozesse einzuf\u00fchren. Doch statt des geplanten Projekt-Rollouts kam der durch die beschleunigte Ausbreitung des Corona-Virus verursachte Lockdown. Da die physische Auslieferung der Briefe an Personen im Homeoffice schwierig ist, wurde der digitale Mailraum kurzfristig deutlich schneller umgesetzt als urspr\u00fcnglich geplant. Per 1. April 2020 wurde er f\u00fcr rund 13&#8217;000 Mitarbeitende der UBS Schweiz ausgerollt. Diese breite Lancierung hat technisch gut geklappt \u2013 und auch die Akzeptanz war gem\u00e4ss Aussagen der UBS durch die speziellen Umst\u00e4nde des Lockdowns sehr schnell sehr hoch, das Feedback positiv. In der Zwischenzeit haben sich viele Mitarbeitende bereits an die neue L\u00f6sung gew\u00f6hnt. M\u00f6glicherweise h\u00e4ngt dies auch damit zusammen, dass das Tool \u2013 gem\u00e4ss einigen Feedbacks die ich erhalten habe \u2013 ziemlich einfach und intuitiv zu bedienen ist. Auch das \u00abLook and Feel\u00bb ist \u00e4hnlich wie andere Tools, welche Kundenberatende nutzen.<br>Eindr\u00fccklich ist, dass Anfangs Juli bereits 89 Prozent aller Dokumente, die per externer Post angekommen sind, digital verarbeitet werden. 11 Prozent der Briefe, vor allem solche die als \u00abpers\u00f6nlich\u00bb markiert sind oder Urkunden und \u00e4hnliches, werden (noch) nicht digital verarbeitet.<br>Ein kritischer Punkt ist sicherlich, wie viel dieser Korrespondenz auch inhaltlich korrekt erkannt wird. Gem\u00e4ss Falk Schwesinger, Head Operational Transformation bei der UBS Schweiz, funktioniert vor allem das Erkennen von strukturierten Daten (v.a. UBS-Formulare) sehr gut. Hier k\u00f6nnen viele Daten herausgefiltert und f\u00fcr die weitere Verarbeitung vorbereitet werden. Komplexer sind hingegen unstrukturierte Daten (z.B. Briefe mit Anweisungen von Kunden). Gerade f\u00fcr das Wealth Management w\u00e4re das Erkennen und die elektronische Weiterverarbeitung von unstrukturierten Auftr\u00e4gen sehr wichtig.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>M\u00f6gliche Felder der Weiterentwicklung und Optimierung<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Nat\u00fcrlich kann der Digitale Mailraum noch weiterentwickelt werden. Die folgenden Massnahmen sind geplant:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Durch den verst\u00e4rkten Einsatz von RPA (Robotic Process Automation) k\u00f6nnen k\u00fcnftig gewisse Prozessschritte automatisiert \u00fcbernommen oder zumindest angestossen werden.<\/li><li>Auch E-Mails sollen k\u00fcnftig auf die Plattform des digitalen Mailraums gelangen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>K\u00fcnftig soll auch die interne Post auf die Plattform des digitalen Mailraums kommen. Dies w\u00fcrde nicht nur die Effizienz erh\u00f6hen, sondern auch mehr Papier sparen.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Der digitale Mailraum hilft der UBS, das digitale Arbeiten weiterzuentwickeln und damit auch die Arbeitseffizienz potenziell zu erh\u00f6hen. Er zeigt zudem auf, dass die Digitalisierung auch zu Verbesserungen von internen Arbeitsabl\u00e4ufen f\u00fchren kann. Gleichzeitig k\u00f6nnen auch Kunden von solchen Projekten profitieren, indem Dokumente schneller am richtigen Ort sind und die Antwortzeiten sich dadurch verk\u00fcrzen. Entsprechend halte ich dieses Projekt f\u00fcr sinnvoll und relevant.<br>Mir pers\u00f6nlich ist derzeit keine andere Schweizer Bank bekannt, die ein solches Projekt in diesem Ausmass verfolgt. Aus dem Markt h\u00f6rt man aber, dass einzelne Versicherungsinstitute \u00e4hnliche Plattform lancieren. Sinnvoll w\u00e4re der Einsatz einer solchen L\u00f6sung sicherlich auch f\u00fcr Krankenkassen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Der B\u00fcroalltag wird auch im Banking zunehmend digitalisiert. Mit dem Projekt \u00abDigitaler Mailraum\u00bb hat die UBS einen diesbez\u00fcglich interessanten Schritt get\u00e4tigt, indem der t\u00e4gliche Posteingang digitalisiert und gleichzeitig die Effizienz der Prozesse erh\u00f6ht wird. Warum ich dieses Projekt spannend finde und welche Auswirkungen Covid-19 auf dieses Projekt hatte, erfahren Sie im heutigen Blog.<\/p>\n","protected":false},"author":1270,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"_relevanssi_hide_post":"","_relevanssi_hide_content":"","_relevanssi_pin_for_all":"","_relevanssi_pin_keywords":"","_relevanssi_unpin_keywords":"","_relevanssi_related_keywords":"","_relevanssi_related_include_ids":"","_relevanssi_related_exclude_ids":"","_relevanssi_related_no_append":"","_relevanssi_related_not_related":"","_relevanssi_related_posts":"","_relevanssi_noindex_reason":"","footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[46482,23682,1722,71410],"tags":[],"class_list":["post-12941","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-bank-it","category-digitalisierung","category-1722","category-prozessmanagement"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.4 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Der Digitale Mailraum der UBS \u2013 oder die Digitalisierung interner Arbeitsprozesse - IFZ Retail Banking Blog<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/hub.hslu.ch\/retailbanking\/der-digitale-mailraum-der-ubs-oder-die-digitalisierung-interner-arbeitsprozesse\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Der Digitale Mailraum der UBS \u2013 oder die Digitalisierung interner Arbeitsprozesse - IFZ Retail Banking Blog\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Der B\u00fcroalltag wird auch im Banking zunehmend digitalisiert. 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