Studie „IT-Kostenmanagement bei Schweizer Kleinunternehmen“

von Martin Winiker, Projektleiter Business Software, PR, GL bei Power Solutions und Prof. Dr. Ulrich Egle, Dozent und Projektleiter am Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ

Die Kosten der IT sind ein Dauerthema in den Unternehmen. Die Geschäftsleitung schaut kritisch auf die IT-Reports und fordern Kostensenkungen ein. Mit der Frankenstärke gewinnt das Thema „IT-Kosten“ noch stärker an Bedeutung. Die IT-Verantwortlichen stehen unter Druck, die Entstehung der IT-Kosten und ihre sachgerechte Verrechnung zu begründen. Um die Kostenentwicklung kontrollieren zu können und eine proaktive Steuerung der IT-Kosten zu gewährleisten, ist ein fundiertes IT-Kostenmanagement erforderlich. Allerdings ist in vielen Fällen das IT-Kostenmanagement nicht auf dem Niveau, um eine differenzierte Steuerung der IT-Ressourcen nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu gewährleisten.

Es ist keine triviale Aufgabe, diejenigen Kosten sauber zu bestimmen, die mit der Entwicklung und dem Einsatz von IT in einem Unternehmen anfallen. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe. Zum einen ist die Dynamik der Folgekosten von IT-Investitionen schwierig zu quantifizieren. Zum anderen ist die Kostenerfassung in der IT stark technisch ausgerichtet, so dass insbesondere die damit ausgelösten indirekten Kosten oftmals vernachlässigt werden.

Im Rahmen einer Studie mit der Power Solutions GmbH wurde der aktuelle Stand des IT-Kostenmanagements bei Schweizer Kleinst-, Klein- und Mittelunternehmen (KKMUs) im Dienstleistungssektor untersucht. An der Studie haben sich 58 Schweizer Unternehmen beteiligt. Nachfolgend sind ausgewählte Ergebnisse dargestellt.

IT-Budget

Das IT-Budget ist ein wichtiges Werkzeug des IT-Kostenmanagements. Die nachfolgende Abbildung 1 zeigt, dass lediglich 50% der Unternehmen ein IT-Budget führen. Der Planungshorizont erstreckt sich bei 56% der Unternehmen auf ein Jahr, immerhin 32 % der Unternehmen führen eine mittelfristige IT-Planung mit einem Zeithorizont von 3 Jahren durch.

Abbildung 1: IT-Budget bei KKMUs

 IT-Kosten

Damit alle Teilnehmer vom gleichen IT-Kostenverständnis ausgehen, wurden die IT-Kosten definiert:

IT-Kosten bestehen aus den Hard- und Softwarekosten der Arbeitsplätze, der Serverkosten und den Maintenance- und SLA-Gebühren. Ausserdem wurden Support-, Schulungs- und Beratungskosten sowie interne Personalkosten miteinbezogen.

Die Tabelle 1 zeigt die jährlichen IT-Kosten in Abhängigkeit von der Unternehmensgrösse. Die Unternehmensgrösse wird durch die Anzahl Mitarbeiter (MA) definiert.

Tabelle 1: Jährliche IT-Kosten nach Unternehmensgrösse (in CHF)

IT-Kennzahlen

IT-Kennzahlen sind elementarer Bestandteil vom IT-Kostenmanagement. Die von den Unternehmen eingesetzten Kennzahlen zeigt nachfolgende Abbildung 2.

Abbildung 2: Einsatz von IT-Kennzahlen bei KKMUs

Die Studie kommt zum Ergebnis, dass 23 (=47%) der Antwortenden keine IT-Kennzahlen verwenden. Nur 38% aller befragten KKMUs setzen IT-Kennzahlen ein. Dabei wurde die Verwendung der Kennzahl „IT-Kosten im Verhältnis zu den Gesamtkosten“ elfmal genannt. Auch wenn die Kennzahl IT-Kosten/Umsatz kritisch zu interpretieren ist, so ist sie in der Praxis eine häufig eingesetzte Kennzahl. Nachfolgende Abbildung 3 zeigt, in Abhängigkeit der Branche, die Werte für die Kennzahl IT-Kosten/Umsatz. Alle Werte liegen innerhalb des Wertebereichs von 1-10%.

Abbildung 3: IT-Kosten/ Umsatz nach Branche und Unternehmensgrösse

Zusammenfassung

Die wirksame Kontrolle der IT-Kosten stellt Unternehmen vor eine schwierige Heraus­forderung. Jährlich werden erhebliche Beträge für die Informationstechnologie ausgegeben, die intern zu rechtfertigen sind. Zudem kommt es häufig zu Budgetüberschreitungen im Zusammenhang mit der Entwicklung und Einführung von IT-Systemen. Vielfach ist nicht transparent, ob und gegebenenfalls inwieweit die Informationstechnologie einen Wertbeitrag für das Unternehmen leistet. Angesichts dieser weitverbreiteten Unzulänglichkeiten kann unterstellt werden, dass die Beherrschung der IT-Kosten branchenübergreifend einen signifikanten Wettbewerbsvorteil darstellt. Dieser besteht allein schon darin, alle relevanten IT-Kosten sachgerecht abzubilden. Im Zusammenhang mit der Frankenstärke dürfte das IT-Kostenmanagement branchenübergreifend an Bedeutung gewinnen.

Weitere Informationen zur Studie erhalten Sie hier.