Ökosystem des mobilen Geschäftsverkehrs

Von Prof. Dr. Ulrich Egle

Die Informationstechnologie wird bereits über einen längeren Zeitraum zur Unterstützung von Beschaffung und Vertrieb von Gütern und Dienstleistungen sowie zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb und zwischen Organisationen eingesetzt. Die Informationstechnologie hat damit einen weitreichenden Einfluss auf die effiziente inner- und zwischenbetriebliche Abwicklung von Geschäftsprozessen. Bedingt durch die starke Durchdringung von Smartphones und Tablets gewinnt der mobile Geschäftsverkehr zur Optimierung der Geschäftsprozesse branchenübergreifend für Unternehmen an Relevanz.

Eine Geschäftstransaktion umfasst den Prozess, welcher der Herbeiführung und Abwicklung eines Leistungsaustausches zwischen (mindestens) zwei Geschäftspartnern dient. In den Unternehmen gehören Beschaffungs- und Verkaufsprozesse zu den Geschäftstransaktionen. Ein zentrales Element ihrer Durchführung ist die Kommunikation, die im zwischenbetrieblichen Bereich überwiegend auf Basis formalisierter Dokumente erfolgt. Der Austausch dieser Dokumente bildet den Geschäftsverkehr zwischen den Unternehmen ab. Für die ablaufenden Teilprozesse hat der Geschäftsverkehr eine koordinierende Funktion. Traditionell erfolgt der Austausch von Geschäftsdokumenten auf gedrucktem Papier, welches postalisch oder via Fax an den Geschäftspartner übermittelt wird. Beim elektronischen Geschäftsverkehr werden die Dokumente, typischerweise in Form von Daten, über ein Computernetz übermittelt. Durch die zunehmende Verbreitung von Smartphones und Tablets werden die Daten über Mobilfunknetze ausgetauscht. Die nachfolgende Abbildung zeigt die einzelnen Nachrichten im Verlauf der Transaktion.

Die Verbreitung des mobilen Geschäftsverkehrs beginnt gewöhnlich mit der Ausführung einzelner Teilprozesse, womit allerdings nicht die gesamten Potenziale des mobilen Geschäftsverkehrs ausgeschöpft werden. Durch eine zunehmende Vertrautheit mit der Technologie werden aufbauend weitere Transaktionen in den mobilen Geschäftsverkehr konvertiert.

Kosten und Nutzen des mobilen Geschäftsverkehrs

Unternehmen müssen permanent die Investitionen in die IT überprüfen. Erschwerend wirken sich insbesondere der schnelle Technologiewechsel und die damit verbundene Unsicherheit aus. Aktuell gewinnen mobile Apps an Bedeutung, die komplexitätstreibend einen internen und externen Fokus besitzt. Neben der Optimierung interner Prozesse müssen im Rahmen einer unternehmensübergreifenden Prozessoptimierung auch Lieferanten und Kunden einbezogen werden. Massgeblich beeinflusst durch den zunehmenden Einsatz von mobilen Apps zur effizienten Transaktionsabwicklung von zwischenbetrieblichen Prozessen ist es von zentraler Bedeutung, die Kosten und Nutzen detailliert zu bestimmen, um sie als Grundlage für strategische Entscheidungen einsetzen zu können.

Durch die Einführung des mobilen Geschäftsverkehrs sollen vor allem die Koordinations-, Kommunikations- und Administrationskosten reduziert werden. Die Kosten des mobilen Geschäftsverkehrs können dabei auf der Transaktions-, Kanal- und Kundenebene bestimmt werden. Zusätzlich gewinnt die unternehmensübergreifende Kostenanalyse der Lieferanten und Kunden an Bedeutung, da aus der engen Verzahnung zwischen Unternehmen der Wertschöpfungskette oft bedeutende Kostensenkungspotenziale resultieren. Kostenanalysen entlang der Wertschöpfungskette setzen jedoch eine kooperative Beziehung zwischen den Unternehmen voraus, um die Erhebung und den Austausch von Kosteninformationen zu ermöglichen. Wesentlichen Einfluss auf die Kosten haben dabei insbesondere die Anzahl der Transaktionen und Transaktionstypen.

Die Adoption und Implementierung des mobilen Geschäftsverkehrs ist mit einem entsprechenden Kapitalaufwand verbunden. Um langfristig die Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten, muss deshalb die Ex-ante-Evaluation des mobilen Geschäftsverkehrs ein integraler Bestandteil der IT-Strategie sein. Im Zentrum der Evaluation steht die Bestimmung der Nutzen für das Unternehmen. Realisiert ein Unternehmen nicht den erhofften Nutzen, ist der Prozess für die Rechtfertigung der Investition inadäquat und/oder das Unternehmen muss den Ansatz zur IT-Adoption überdenken, möglicherweise durch ein Reengineering der Geschäftsprozesse.

Der Nutzen durch den mobilen Geschäftsverkehr lässt sich in operativen und strategischen Nutzen einteilen. Der operative Nutzen entsteht durch niedrigere Transaktions- und Produktionskosten, beispielsweise durch schnellere Rechnungserstellung und Zahlungsvereinbarungen, effizienteres Lagermanagement sowie Automatisierung und Rationalisierung von Geschäftsprozessen. Strategischer Nutzen lässt sich durch engere Kundenbeziehungen, die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen zwischen den Unternehmen realisieren. Eine zunehmende Standardisierung und Modularisierung von Geschäftsprozessen im Kontext der IT erfordert zeit- und ressourcenintensive Anpassungen an die Organisation. Die Analyse der zu erwartenden Kosteneinsparungen kann einen entscheidenden Einfluss auf die Systemadoption haben. Die Verfügbarkeit eines umfassenden Kostenmanagements, das die Kosteneinsparungen durch die IT mehrdimensional erfasst, ist deshalb entscheidend für die Validierung der Kostenrechtfertigung von IT-Projekten auf dieser Ebene.