Von der Mitarbeiterbefragung über Wissensmanagement bis hin zu Trends der internen Kommunikation

130 Marketing- und Kommunikationsspezialisten folgten im November der Einladung des Instituts für Kommunikation und Marketing (IKM) der Hochschule Luzern – Wirtschaft und von Perikom, dem Fachverein für Personalmanagement und Interne Kommunikation. Am sogenannten IKM Update informierte das Forschungsteam rund um Constanze Jecker, Leiterin des CAS Internal and Change Communication, über Trends und den Status quo der internen Kommunikation. Darauf folgten zwei Praxisbeispiele von Siemens und Empiricon zu den Themen Wissensdatenbank und Mitarbeiterbefragungen. Constanze Jecker stellte zudem ihre Buchneuerscheinung «Interne Kommunikation. Theoretische, empirische und praktische Perspektiven» vor. Für alle, die am IKM Update nicht anwesend sein konnten, haben wir die Essenz in diesem Blogpost zusammengefasst.

Top-down Kommunikation dominiert

Die Befragung der 500 umsatzstärksten Unternehmen der Schweiz (Top 500) beschäftigte sich unter anderem mit diesen Fragen: Welche Ziele verfolgen Unternehmen mit der internen Kommunikation – und welche Aufgaben und Kompetenzen ergeben sich daraus für die Mitarbeitenden der internen Kommunikation? Wie werden Themen intern gesetzt und koordiniert? Wie erfolgt die Vermittlung der Inhalte?
Zudem ermittelte die Befragung bei den teilnehmenden Kommunikationsspezialisten, wie sich die Digitalisierung auf die interne Kommunikation auswirkt. Es lassen sich drei gravierende Veränderungen zusammenfassen: Der Wandel der Medien, der Komplexität und der Werte. Als Fazit aus der Studie ziehen Constanze Jecker und ihre Mitwirkenden Michael Boenigk, Leiter Competence Center Unternehmenskommunikation der Hochschule Luzern – Wirtschaft, und Matthias Albisser, Senior wissenschaftlicher Mitarbeiter der Hochschule Luzern – Wirtschaft, die Gewissheit, dass sich die Top-down-Kommunikation in Richtung Dialog bewegt. Denn die Ansprüche der Mitarbeitenden haben sich verändert: Sie wollen nicht mehr nur Befehlsempfänger sein, sie wollen mitreden und mitentscheiden. Das führt in den Unternehmen zu einem Kulturwandel. Ein weiteres Thema ist die Koordination der Inhalte, die intern veröffentlicht werden. Die Unternehmen kommen eher weg von der kurzfristigen Planung hin zu gezielten Themenplänen, wie es in der externen Kommunikation schon seit längerem praktiziert wird. Diese Inhalte werden nicht mehr nur in Textform, sondern oft multimedial und emotional mit Bildern und Videos transportiert.

Alle Zahlen und Fakten der Studie sind im neuen Buch von Constanze Jecker «Interne Kommunikation» erhältlich.

Wissensdatenbank als virtueller Treffpunkt für Mitarbeitende

Johannes Müller, Senior Manager Knowledge Management bei Siemens, präsentierte am IKM Update seine eigens entwickelte Wissensdatenbank References+. Schon 2005 setzte Siemens die Wissensdatenbank mit einer ersten Beta-Version in Betrieb, um den Austausch von Wissen und Erfahrungen unter den weltweit 370`000 angestellten Mitarbeitenden zu fördern. Folgt man dem aktuellen Stream, dann liest man in References+ von bewährten Methoden, Fehlervermeidungsstrategien im Sinne von «lessons learned» und erhält umfassende Informationen zu Produkten, Services und Lösungen. Neben dem Wissensaustausch stellt Siemens seinen Mitarbeitenden damit einen virtuellen Treffpunkt zur Verfügung, um selber Spezialistinnen im eigenen Unternehmen zu identifizieren und sich bei Fragen mit ihnen direkt in Verbindung setzen zu können. References+ fördert die In-between-Kommunikation, weil jeder Mitarbeitende, unterstützt durch einen Moderator, Themen veröffentlichen kann und auch jeder alles lesen kann. Nach Einschätzung von Müller gibt es eine entscheidende Grundlage für die Einführung einer Wissensdatenbank nach dem Modell von References+: «Voraussetzung ist eine auf Vertrauen und Wertschätzung basierende Unternehmenskultur, denn die Inputs der Mitarbeitenden sollten bei der Entscheidungsfindung mitberücksichtigt werden.»

Mitarbeiterumfrage – einfach, klar und vertraulich

Einen Einblick in die Trends und Verbreitung von Mitarbeiterbefragungen verschaffte den Teilnehmenden am IKM Update Adrian Blum, Partner und Geschäftsleitungsmitglied bei der Empiricon AG. Er stellte zu Beginn klar, dass viele Unternehmen bereits schriftliche Mitarbeiterbefragungen vornehmen. Bei den meisten Unternehmen erfolgt die Befragung online und in kürzeren Abständen, als dies noch vor ein paar Jahren der Fall gewesen war. Völlig unterschiedlich in den jeweiligen Unternehmen sind der Umgang mit den Ergebnissen und der Follow-up-Prozess. Zudem ist der Inhalt der Befragungen im Vergleich zu früher anders, denn die Fragen werden nicht mehr nur aus der HR-Abteilung, sondern auch gezielt von der Linie oder der Geschäftsleitung aus generiert. Bei der Frage nach den Zukunftstrends ist Adrian Blum der Meinung: «Es geht in Richtung People Analytics, des gläsernen Mitarbeitenden. Man wird immer detailliertere Informationen und Daten von den Mitarbeitenden verarbeiten, um unternehmensrelevante Entscheidungen fundierter treffen zu können». Natürlich wird auch das Thema Datenschutz eine Rolle spielen, auch aus ethischen Gründen.

Zusammenfassend stellte die Herausgeberin des Sammelbandes «Interne Kommunikation», Constanze Jecker, fest, dass die Relevanz der internen Kommunikation zunimmt, aber der Stellenwert des Themas noch nicht seinen Höhepunkt erreicht hat. In der heutigen Zeit sollten sich Unternehmen dieses Themas annehmen, denn angesichts des Fachkräftemangels und der Überalterung der Gesellschaft werden nur die Unternehmen auf Dauer erfolgreich sein, die gut qualifizierte Mitarbeitende an sich ziehen und binden können.