27. April 2021

Change Management: Die Rollen von KommunikationsexpertInnen und Führungskräften

Veränderungen und die damit verbundenen Prozesse prägen in vielen Unternehmen den Arbeitsalltag. Wir werfen einen Blick auf das Thema Change Management und beleuchten es aus der Sicht einer Kommunikationsberaterin und einer erfahrenen Führungskraft.

Wir verwenden oft den Ausdruck «kein Stein bleibt auf dem Anderen» um aufzuzeigen, wie grundlegend Veränderungen sein können. Change steht also auf der Tagesordnung und KommunikationsexpertInnen und Führungskräfte müssen sich nicht nur intensiv mit der Kommunikation in Veränderungsprozessen, sondern immer mehr auch mit dem Thema Change Management auseinandersetzen.

Change Management zu definieren ist eine Herausforderung, denn jeder Mensch empfindet Change anders und geht anders damit um.* Die Buchautorinnen Susanne Rank und Rita Scheinpflug – beide Spezialistinnen für Change Management – schliessen in ihrer Definition die Planung, Implementierung, Kontrolle und Stabilisierung der Veränderungen mit ein. Die Veränderung kann strategischer Natur sein, aber auch Prozesse, Organisationen oder die Organisationskultur betreffen. Ziel ist es, dass möglichst alle Mitarbeitende den Veränderungsprozess akzeptieren. Der Organisationsentwickler und Buchautor Gary N. McLean geht in seiner Definition weiter: Er bezeichnet Change Management als alle Prozesse und Aktivitäten, die die Entwicklung von Wissen, Expertise, Produktivität, Zufriedenheit, Einkommen, persönlicher Beziehungen oder anderer Ergebnisse betreffen, die zum Wohl von Personen, Organisationen, Regionen oder sogar Nationen beitragen.

* Die nachfolgenden Inhalte lehnen sich an die Unterrichtstage von Eva Maria Borgard und Ingo Stolz an, die sie uns im Rahmen des CAS Internal and Change Communication 2021 vermittelt haben.

Wer übernimmt welche Rolle?

Noch bevor ein Veränderungsprozess beginnt, ist das Klären der Rollen wichtig – und zwar für alle jene, die beteiligt sind. Erst durch das Bewusstsein der verschiedenen Rollen können alle anfallenden Aufgaben und Kommunikationmassnahmen richtig adressiert werden.

An der «Spitze» eines Veränderungsprozesses sollten idealerweise Change Leaders als oberstes Entscheidungsorgan stehen. Sie haben als Gremium Entscheidungskompetenzen und die Aufgabe, den Mehrwert der Veränderung mit einer klaren Argumentation zu antizipieren. Auf Grundlage dieses Verständnisses definieren sie die Ziele und den Erfolg des Changes. Dabei spielen Emotionen, Reaktionen und die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle, die es zu beobachten und abzuschätzen gilt.

Change Manager sind von ihrer Berufsbezeichnung her diejenigen, die als Projektleiter den Change umsetzen. Je nach Art des Change sind verschiedene Mitarbeitende unterschiedlich vom Change betroffen und reagieren entsprechend emotional auf die Veränderung. Als KommunikationsexpertInnen in einem Change haben wir die Verantwortung, den Change kommunikativ zu begleiten.

Die interne Kommunikation ist kein Treiber von Change – aber sie unterstützt und vermittelt Sicherheit im Prozess. Unsere Aufgabe als KommunikationsexpertInnen ist es, die verschiedenen Phasen einer Veränderung zu kennen. Wir müssen wissen, wie wir Botschaften für verschiedene Zielgruppen gut verständlich aufbereiten und wir müssen Klarheit in einem Dschungel von Unsicherheiten schaffen. Das Change Team unterstützen wir, indem wir geeignete interne Kommunikationskanäle empfehlen und auch immer wieder auf die Notwendigkeit der Kommunikation hinweisen.

Führungskräfte übernehmen die Rolle der dezentralen KommunikatorInnen. Sie sind diejenigen, die am besten abschätzen können, wie sich der Change auf ihr Team, ihre Arbeitsweise und ihre Aufgaben auswirkt. Mit den zur Verfügung gestellten Kommunikationsmitteln müssen sie befähigt werden, durch die Kommunikation weiterhin Sicherheit und Orientierung im Change zu geben. Die grösste Herausforderung ist hier oft das Zeitmanagement: Change braucht Zeit, Prozesse sind anzupassen, Diskussionen sind zu führen, etc. Und daneben gilt es, das daily business nicht nur aufrecht, sondern auch effizient zu halten. Ein nicht ganz einfacher Spagat für Führungskräfte, dem Change Leader und Manager genügend Beachtung und Verständnis entgegenbringen sollten.

Die beiden Autorinnen absolvieren das CAS Internal and Change Communication im Frühjahr 2021.