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28. Oktober 2019

Enormes Potential im Facility Management führt zu neuen Berufsbildern

Enormes Potential im Facility Management führt zu neuen Berufsbildern

Im Facility Management (FM) hat die Digitalisierung bereits Einzug gehalten und Begriffe wie Big Data, Building Information Modelling (BIM), Computer Aided Facility Management (CAFM) und Internet of Things (IoT) sind allgegenwärtig. Durch die neuen Technologien sollen Prozesse- und Kostenoptimierungen erzielt und die Nachvollziehbarkeit gesteigert werden. Technologien wie IoT und Ambient Assisted Living (AAL) sollen sogar zu einer erhöhten Lebensqualität und mehr Sicherheit führen. Facility Manager sind sich den Möglichkeiten und dem Potential der Digitalisierung zwar bewusst, ein Wandel in der Branche ist jedoch noch nicht spürbar. Das Potential ist bei weitem nicht ausgeschöpft und wird zukünftig zu einer Umgestaltung der Branche und zu neuen Berufsbildern führen.

Daniele Bordone; Laila Demiroglu

Technologien und deren Mehrwert

Für das Facility Management existieren zahlreiche Systeme und Applikationen, welche Prozesse vereinfachen und die Effizienz steigern sollen. Jedes Produkt hat den Schwerpunkt auf einer, maximal zwei Kerntätigkeiten des Facility Management gelegt. Aktuell gibt es jedoch kein System, welches alle Bereiche des Facility Management abdeckt. Die untenstehende Grafik gibt einen Überblick über verschiedene Technologien.

Abbildung 1: Technologien im Überblick Quelle: Maintenance process and associated indicators; www.easyfairs.com

Die Grafik visualisiert den jeweiligen Digitalisierungsfortschritt und den Kulturwandel von innen nach aussen für die Objekt-, Business-, Daten- und Sozial- Dimension. Der klassische Instandhalter wird sich beispielsweise vom Arbeitsjournal verabschieden und zukünftig als Smart Service-Ingenieur mit Maintenance Apps und Cloud-Lösungen unterwegs sein. Die neuen Technologien werden zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Übersicht und Nachvollziehbarkeit durch Computer Aided Facility Management

Weit verbreitet sind CAFM-Systeme, welche in der Regel modular aufgebaut sind. Wie der Begriff Computer Aided Facility Management bereits vermuten lässt, unterstützen diese Systeme Prozesse des Facility Managements. Beispiele für etablierte Produkte in der Schweiz sind Planon conjectFM, SpeedikonFM und CAMPOS. CAFM-Systeme sind Planungs- und Steuerungsinstrumente, welche im besten Fall die aktuelle Situation, aber auch die Vergangenheit und bis zu einem bestimmten Grad die zukünftige Entwicklung abbilden können. Am häufigsten zum Einsatz kommen Module für das Flächen- und das technische Gebäudemanagement. Mit diesen Modulen können Flächen grafisch und numerisch dargestellt und nach Mietern, Belegung oder Nutzflächen ausgewertet werden. Zudem können die technischen Anlagen wie Lüftungen, Aufzüge und Heizungen mitsamt den technischen Daten erfasst und mit Wartungs- und Inspektionsintervallen hinterlegt und Verantwortlichen zugewiesen werden. Auch Module für die Reinigung, das Management von Verträgen und Umzügen sowie digitale Workflows werden oft eingesetzt. Der Mehrwert von CAFM-Systemen liegt in der zentralen Datenablage und der Tatsache, dass Kosten einfacher und transparenter zugewiesen und weiterverrechnet werden können. Zudem bieten die Daten eine solide Grundlage für Ausschreibungen von technischen und infrastrukturellen Dienstleistungen. Grundsätzlich kommen CAFM-Systeme während der Betriebsphase von Immobilien zum Einsatz.

Aktion statt Reaktion ist die zukünftige Devise

Im Facility Management gibt es eine Vielzahl von digitalen Technologien, die einen Mehrwert bieten. Mittels Smart Maintenance sollen Produktionsanlagen und Gebäudetechnik digital überwacht und die generierten Daten ausgewertet werden. Dies ermöglicht eine neue und effizientere Ausrichtung der Instandhaltungsstrategie. Smart Maintenance vermeidet Stillstände, erhöht die Anlagenverfügbarkeit und minimiert die Instandhaltungskosten, da sich technische Anlagen bei Fehlfunktionen und Störungen oder bei anstehenden Wartungen sowie bei Inspektionen automatisch melden. Der administrative Instandhaltungsaufwand kann ebenfalls minimiert werden, da beispielsweise die Historie bei einem technischen Gewerk hinterlegt werden kann. Der technische Mitarbeitende kann mit einem Endgerät (Smartphone oder Tablet) die Informationen vor Ort abrufen. Erreicht wird dies durch das Internet of Things (IoT), das physische und virtuelle Gegenstände miteinander verknüpft und vorausschauende Wartungen respektive Predicitive Maintenance sowie Condition Monitoring ermöglicht.

Abbildung 2: Instandhaltungsstrategien
Quelle: Predictive Maintenance – neue Wege der Instandhaltung / ServiceToday S.84

Mithilfe von Sensoren wie Beschleunigungs-, Ultraschall-, Drehzahl-, Drehmoment- und Temperatursensoren etc., die bei kritischen Anlagen oder Anlagenteilen installiert werden, können Daten der Produktions- und gebäudetechnischen Anlagen gesammelt, analysiert und anhand von Algorithmen ausgewertet werden. Die Instandhaltungsmassnahmen werden somit erst durchgeführt, «wenn es wirtschaftlich und funktional am nachhaltigsten ist» (Gensrich, 2018, S. 3). Das vorausschauende System ermöglicht die Bestellung der benötigten Ersatz- und Verbrauchsmaterialien zum idealen Zeitpunkt. Da es sich um eine Echtzeit-Datenübersicht handelt, werden noch intakte Anlagenteile nicht ausgetauscht und nicht standardisierte Ersatzteile mit langen Lieferfristen bereits vor dem Anlagenausfall beschafft.

Wie die Digitalisierung die Reinigungsbranche auf den Kopf stellt

Digitalisierungsthemen sind auch in der Reinigungsbranche nicht mehr wegzudenken. IoT birgt auch hier ein grosses Potential zur Optimierung der Reinigungsprozesse. Die Ausstattung von Seifenspendern, Abfalleimern sowie Papierhandtuchbehältern mit Sensoren verhindert unnötige Leerläufe der Reinigungskraft. Im Toilettenbereich werden die Personenfrequenzen erfasst und Türöffnungszähler respektive Smart Buttons angebracht. Dieses Vorgehens hat bei den Post Immobilien mit IntelliClean bereits Einzug gehalten. Daten und Meldungen zum Füllstand des Abfalleimers oder des Seifenspenders werden direkt auf dem Tablet oder Smartphone des Mitarbeitenden angezeigt. Somit reduzieren sich die Materialkosten für Verbrauchsmaterial wie Kehrichtsäcke und es entstehen dynamische Reinigungspläne und -touren, welche das System automatisch erstellt. Zusätzlich zeigt die Software dem Mitarbeitenden, in welchen Räumen ein erhöhter Reinigungsbedarf besteht. Der Einsatz von Reinigungsrobotern und Drohnen ist ein weiterer Trend, der die Optimierung der Reinigungs- und Securitykosten verspricht. Bereits heute führen Roboter einfachere Aufgaben in der Reinigung aus. Spezialroboter für die Krankenhausdesinfizierung sowie für die Reinigung von Schächten und Kanälen, die für den Menschen teilweise sehr schwer zugänglich sind, werden bereits entwickelt und vertrieben. Drohnen eignen sich bestens um Hart- und Grünflächen sowie Dächer auf Verschmutzung zu kontrollieren oder Sicherheitskontrollgänge durchzuführen. Zudem werden Drohnen entwickelt, die zukünftig bei der Fassaden- und Glasreinigung eingesetzt werden sollen.

Erhöhte Lebensqualität und Sicherheit durch Ambient Assisted Living

Ein weiterer interessanter Anwendungsbereich des IoT bei Immobilien ist das Ambient Assisted Living (AAL). Dabei handelt es sich um Technologien für das umgebungsunterstützte Wohnen, welche älteren oder eingeschränkten Personen die selbständige Bewältigung des Alltags ermöglichen sollen. Mittels Sensoren und Trackern können Bewegungen überwacht und ausgewertet werden, um bei Bedarf einen Alarm auszulösen. Mit Sensoren bestückte Teppiche können parallel Daten erheben und gleichzeitig mit der Lichtsteuerung kommunizieren, wodurch Räume in der Nacht automatisch erhellt und die Bewohner durch die Räumlichkeiten geführt werden können. Dies ist besonders für Demenzpatientinnen und -patienten hilfreich, da die Lichtführung bei der Orientierung hilft und das Sicherheitsgefühl unterstützt. AAL beschränkt sich jedoch nicht auf Notrufsysteme und Bewegungsüberwachungen, es umfasst auch die Themen Gesundheit, Pflege, Haushalt und Kommunikation. AAL kann eine wichtige Stütze für das Pflegepersonal in Altersheimen oder in Spitälern sein. Es verbessert die medizinische Versorgung, erhöht den Komfort und trägt zur Sicherheit der Bewohnerinnen und Bewohner bei.

Smarte Planung führt nicht automatisch zu einer smarten Bewirtschaftung

Bei der Planung und Umsetzung von Bauprojekten sind digitalisierte, 2-dimensionale Pläne (CAD) schon seit längerer Zeit Standard. Während der Planungs- und Realisierungsphase wird in der Schweiz aber auch zunehmend mit Building Information Modeling (BIM) gearbeitet. Beim BIM werden die Gebäudeteile und Komponenten mit technischen Daten, Kostenangaben und der erwarteten Lebensdauer hinterlegt. Doch nicht nur die Datenfülle unterscheidet sich beim BIM von den herkömmlichen CAD-Plänen, auch die Arbeitsmethodik unterscheidet sich grundlegend. Während beim herkömmlichen Vorgehen Pläne ausgetauscht werden, handelt es sich beim BIM, um einen integrierten Datenaustausch. Die Gebäudemodelle der verschiedenen Fachplaner werden zusammengeführt, wodurch Kollisionen oder Fehler aufgedeckt werden können. Mittels der 3D-Visualisierung werden virtuelle Rundgänge im Gebäude und die Simulation von Prozessen ermöglicht, was die Koordination erleichtert und wodurch Fehler frühzeitig erkannt werden können.

Abbildung 3: Datenaustausch – 2D- Zeichnungen vs. BIM
Quelle: Präsentation Drees & Sommer TGA Wirtschaftsforum 2017

In Anbetracht des gesamten Lebenszyklus einer Immobilie fallen 85% der Lebenszykluskosten während der Betriebsphase an (Gantenbein, 2003, S. 92) Das Ausmass der Kosten lässt sich jedoch bereits in der Planungsphase steuern. Rund 80% der Kosten können bereits während der Planung beeinflusst werden. (Gantenbein, 2003, S. 91). Für das Facility Management hat die Planung mit BIM diverse Mehrwerte. Einerseits eignet sich das Vorgehen sehr gut für Variantenvergleiche und für die Simulation von Wegen und Prozessen. Andererseits können die Daten auch für die Ausschreibung diverser Dienstleistungen verwendet werden. Bei der Nutzung des BIM durch das Facility Management während der Betriebsphase gibt es noch viele offene Fragestellungen. Aktuell können die Funktionen von CAFM-Systemen noch nicht durch das BIM abgedeckt werden. Des Weiteren existieren kaum etablierte Standards und Schnittstellen für den Datenaustausch der beiden Werkzeuge. Hinzu kommt, dass der CAFM-Anbietermarkt hoch fragmentiert ist und wenig Konsolidierungstendenzen zu spüren sind. Wiederum auf der Nachfragerseite besteht eine geringe Wechselbereitschaft, da ein Systemwechsel oft mit hohen Kosten verbunden ist. Die im BIM hinterlegten Daten sind für die Betriebsphase häufig zu umfänglich, weswegen bereits in der Planungsphase überlegt werden muss, welche Angaben wirklich relevant sind. Wenn die benötigten Daten nicht ohne grossen Mehraufwand an das Facility Management übergeben werden können, stellt sich die Frage, wie gross der Nutzen von BIM für die Betriebsphase sein wird. Durch den Einsatz der neuen Technologien können Abläufe und der Einsatz von Ressourcen optimiert, die Qualität und Transparenz gesteigert sowie Kosten und Fehler während der Planungs-, Bau- und Betriebsphase minimiert werden.

Klärung der Kostenfrage und Formulierung expliziter Definitionen als erste Hürde bei der Umsetzung

Die Technologien und deren Mehrwerte sind den meisten Akteuren der FM-Branche bekannt und trotzdem ist der Digitalisierungsgrad noch gering. Woran liegt das? Im Gegensatz zu anderen Branchen unterscheidet sich jede Immobilie in der Bauweise und dem Technisierungsgrad. Bei vielen Bestandsbauten ist der Automatisierungsgrad in der Gebäudetechnik niedrig oder fehlt gänzlich, sodass höhere Investitionen in digitale Technologien wie in Sensorik oder in Schnittstellen zu bestehenden Applikationen erforderlich wären. Viele gebäudetechnische Anlagen wie Heizungs-, Klima-, Lüftungs- und Kälteanlagen beinhalten automatisierte Steuerungsgeräte, die untereinander nicht vernetzt sind. Die bereits in Gebäuden bestehende Mess-, Steuer- und Regeltechnik ermöglicht zwar das Sammeln von Daten, diese werden aber in den meisten Fällen nicht analysiert und weiterverarbeitet. Big Data wird vielerorts gelebt und Daten werden gehortet, ohne zu definieren welche Daten genau benötigt werden und was das Ziel der Digitalisierung ist. Der Sprung zu Smart Data ist noch ausstehend, weil analoge Prozesse zwar digitalisiert, jedoch nicht vernetzt werden. Steuerungslösungen, Apps, FM-Services und Analysen sollen so miteinander vernetzt sein, dass allen Beteiligten des Immobilienmanagement Echtzeit-Daten für Betriebsoptimierungen zur Verfügung gestellt werden können. Die dafür verwendeten Cloud-basierten Plattformen verwandeln die Rohdaten, die von den IoT-Sensoren übermittelt werden, zu wertvollen Informationen. Die digitale Transformation erfordert vom Unternehmen den Betrieb eines Innovationsmanagement. Die Hauptbestandteile sollen dabei schlanke Prozesse, Offenheit, Einbindung der Mitarbeitenden und langfristiges Denken sowie eine Lebenszyklusbetrachtung der Immobilie sein. Diese Punkte sind oft nicht Bestandteil der digitalen Transformation eines Unternehmens.

Im Gegensatz zu der Automobilbranche, in welcher Roboter bereits ganzheitliche Fertigungs- und Logistikprozesse ausführen, sind die Möglichkeiten des Einsatzes von Robotern im infrastrukturellem FM abhängig von der Bauweise der Gebäude. Der Einsatz von Robotik setzt eine barrierefreie Bauweise für die Stockwerküberwindung und die Wendekreise voraus. Die heutigen Roboter reinigen Bodenflächen und können Gegenständen oder Menschen ausweichen, jedoch müssen Vor- und Nacharbeiten wie das Auffüllen von Frischwasser und Reinigungsmittel oder das Laden des Akkus stets vom Mitarbeitenden übernommen werden. Nebst überstellten Flächen, die für die Reinigungsroboter als Hindernis gelten, können sich Roboter aktuell nicht selbständig Zutritt zu allen Räumen verschaffen. Zukünftig sollen Roboter entwickelt werden, die hinsichtlich dem Automatisierungsgrad selbständiger werden sollen.

Dass die Digitalisierung im FM noch in den Kinderschuhen steckt, hat einen grossen Zusammenhang mit der Frage des Kostenträgers. Meistens trägt das Facility Management die Mehrkosten für die Implementierung von digitalen Technologien selbst. Ein mangelndes Budget für die Implementierung neuer Technologien kann sich erheblich auf den Reifegrad der Digitalisierung auswirken. Zusätzlich setzen gewisse Technologien, wie der Einsatz von Robotik, bauliche Massnahmen an der Immobilie voraus. Gerade im Facility Management ist der Faktor Mensch ein wichtiger Bestandteil bei der Einführung von digitalen Technologien. Unternehmen werden zukünftig gezwungen sein in die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitenden zu investieren. Ein weiterer beobachtbare Trend sind Partnerschaften wie beispielsweise Schindler mit BuildingMinds oder ISS mit Hivemind. Die Erschaffung einer Service-Plattform, die alle Liegenschaften und Dienstleister miteinander vernetzt, soll einen effizienteren und kundenorientierten Service bieten.

Ausblick: Umgestaltung einer Branche und Entstehung neuer Berufsbilder

Die Vernetzung von Gebäuden mit den eingebauten Komponenten ermöglicht einen optimierten und effizienteren Betrieb von Immobilien. Ein Beispiel für solch ein smartes Gebäude ist das Bürogebäude «Cube» in Berlin, welches Ende 2019 fertiggestellt wird.

Abbildung 4: Cube Berlin, Quelle: www.caimmo.com

Der Einsatz von IoT mit rund 3’750 verbauten Sensoren, 750 Bluetooth Sendern und einer Vielzahl von Mobilfunkantennen, ermöglicht das Tracken der Nutzung und des Betriebs der Immobilie und der eingebauten Technik (Magazin: 05.04.2019 Architektur-online, 2019). Die gesammelten Daten werden erfasst, laufend analysiert und zur Steuerung und Optimierung des Betriebs genutzt. Die Funktionen reichen vom Betrieb technischer Anlagen, über Buchungs- und Zutrittssysteme bis hin zur Bedienung einzelner Arbeitsplätze zur Behaglichkeit und Reinigungsplanung mittels Wärmebildern. Zukünftig wird es immer mehr Gebäude wie das «Cube» geben, welche sich nahezu selbst managen und bei denen Ressourcen optimal eingesetzt werden. Unternehmen müssen hier sicherlich die Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden fördern, ohne gleichzeitig die klassischen Fähigkeiten zu verlieren. Bestandsbauten werden zukünftig vermehrt mit digitalen Technologien nachgerüstet werden. Bis dahin werden die Gebäude jedoch auf klassische Art und Weise betrieben. Ein gutes Beispiel ist das mit einer «SmartDoor» nachgerüstete Apartmenthaus mit 87 Wohneinheiten in Frankfurt am Main, das durch das Unternehmen Kiwi.Ki realisiert wurde (Rinka, 2019, S. 33).

FM-Leistungen als massgebender Faktor bei der Auswahl der Alterseinrichtung

Gemäss einer US-Studie wird in naher Zukunft die Facility Management Leistung ausschlaggebend bei der Auswahl der eigenen Alterseinrichtung sein. Der Facility Provider sorgt nicht nur für reibungslose Arbeitsabläufe. Er entwickelt aktiv neue Konzepte für beispielsweise die Versorgung oder für die soziale Betreuung in Alterseinrichtungen (Pizam, 2014). Hinsichtlich des demografischen Wandels sollte das Facility Management sich proaktiv mit den assistierenden Technologien auseinandersetzen und die technologischen Trends antizipieren. Bis heute nimmt das Facility Management jedoch eine passivere Rolle ein. Die Gründe, respektive die Herausforderungen liegen in der Logistik und in der Qualifikation der Ressourcen hinsichtlich IT-Affinität. Der von der Fachhochschule Luzern veröffentlichte Digitalisierungsbarometer aus dem Jahr 2017 zeigt auf, dass dies nicht nur im Bereich des AAL zutrifft. Im Vergleich zu den anderen Akteuren des Immobilienmarktes sind die erhobenen Indizes der digitalen Aktivitäten und der digitalen Resultate eher unterdurchschnittlich (Schmidiger & Kempf, 2017, S. 135-137). Gemäss dem BFS (2015): «wird der Bevölkerungsgruppe der 65-Jährigen und Älteren, zwischen 2015 und 2030, von 1.5 auf 2.2 Millionen Menschen anwachsen» (Kofler, 2016, S. 116). Den Zahlen nach zu urteilen, gibt es für das Facility Management ein grosses Potential in diesem Bereich.

Neue Kompetenzen und Aufgabengebiete – vom Facility zum Datenmanager

Durch neue Technologien werden Prozesse automatisiert und ein effizienterer Einsatz von Ressourcen ermöglicht. Die Aufgaben des Facility Managements werden dadurch aber nicht anspruchsloser. Der Arbeitsumfang wird sich nicht verringern, der Inhalt und die Schwerpunkte der Aufgaben werden sich jedoch verändern. Da bei der Planung smarter Gebäude die Definition relevanter Daten essenziell ist, wird die Mitarbeit des Facility Managements im Planungs- und Bauprozess zunehmend an Bedeutung gewinnen. Es ist davon auszugehen, dass in naher Zukunft der Grad der Technologisierung von Immobilien hauptsächlich bei Neubauten massiv zunehmen wird und sich Gebäude langfristig zu einem Grossteil selbst managen werden. Dies hat zur Folge, dass die IT-Affinität bei den Mitarbeitenden vor Ort an Bedeutung gewinnen wird. Facility Manager, aber auch technische Mitarbeitende, werden vermehrt Daten erfassen, auswerten und interpretieren müssen. Aber auch Reinigungsmitarbeitende werden sich mit neuen Technologien auseinandersetzen und mit ihnen arbeiten müssen. Da der Austausch zwischen Nutzern, Betreibern, Bewirtschaftung, Asset- und Portfoliomanagement sowie Eigentümer zunehmend über digitale laufen wird, gewinnt auch die Sozialkompetenz der Mitarbeitende vor Ort an Bedeutung. Sie werden für die Nutzer der Immobilie zum Gesicht des Gebäudes. Das Kommunikations- und Führungsverhalten des Managements gegenüber den eigenen Mitarbeitenden wird ebenfalls ein zentrales Thema werden. Trotz des Wandels soll die Erfahrung der Mitarbeitenden vor Ort nicht unterschätzt und in die Entwicklung neuer Lösungen integriert werden.

Dieser Beitrag ist während eines Projektes der Studierenden des MAS Immobilienmanagement entstanden.

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