Das Arbeitsmodell der Zukunft ist hybrid

Mit dem Ausbruch der Coronapandemie wurde die traditionelle Büroarbeit gezwungenermassen von aktuellen Trends beeinflusst. Als Folge wurden diese Trends von der Gesellschaft kritisch in Frage gestellt. Die Durchbrechung der Gewohnheitsmuster sowie die voranschreitende Digitalisierung stellen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Immobilieninvestoren vor neue Herausforderungen und treiben die Nachfrage nach modernen Arbeitsmodellen weiter an.

Von Mario Bachmann und Silvan Luternauer

Als der Bundesrat per 13. März 2020 aufgrund des Coronavirus den Notstand ausgerufen hatte, musste die Büroarbeit soweit möglich nach Hause verlegt werden. Diese abrupte Umstellung stellte eine grosse Veränderung dar. Es wurde viel mehr Flexibilität von Arbeitnehmern und Arbeitgebern gefordert als bisher. Unternehmen setzen sich seither vermehrt mit ihrer Arbeitskultur und ihren Arbeitsprozessen auseinander, da die Anwesenheit im Büro für verschiedenste Arbeitsbestandteile nicht mehr zwingend notwendig ist. Die Durchbrechung dieser langjährigen Gewohnheitsmuster trieb zudem den Trend der Digitalisierung massiv an. Projekte in diesem Bereich, die teilweise lange aufgeschoben wurden, mussten nun in kürzester Zeit umgesetzt werden. Im Fokus stand, dass die Arbeit von zuhause aus in Form von Homeoffice ermöglicht wird (Stocker, 2022). Zu diesem Ergebnis kam auch eine Umfrage der IBM, bei welcher 59 % der befragten Unternehmen angaben, dass Sie durch die COVID-19-Pandemie eine Beschleunigung in der digitalen Transformation erfuhren. Bei 66 % konnten Projekte, die vorher auf Widerstand im Unternehmen stiessen, nun umgesetzt werden (IBM, 2020).

Arbeitnehmer auf der anderen Seite stellten durch die Arbeit im Homeoffice fest, welche Arbeiten man ebenso gut ortsunabhängig erledigen kann und für welche man besser vor Ort im Büro ist. Dies ist jedoch sehr individuell und abhängig von den privaten Gegebenheiten (Wohnsituation, Arbeitsweg), der Art der Tätigkeit, der Zusammenarbeit im Unternehmen (Kommunikation, Prozesse) sowie der persönlichen Eigenverantwortung und Pflichtbewusstheit. Während sich einige sehr schnell mit der neuen Arbeitssituation zurechtfanden, führte es bei anderen zu Schwierigkeiten, da eine klare Abgrenzung von Arbeits- und Freizeit nicht allen gleich leichtfällt. Für viele nahm der Wunsch ins Büro zurückzukehren zu, nachdem sie eine gewisse Zeit im Homeoffice verbrachten. Dies deutet darauf hin, dass Büros als Zentrum des Arbeits-Ökosystems weiterhin ihre Wichtigkeit beibehalten (Stocker, 2022), was sich auch im Büromarkt widerspiegelt. Nachdem im Jahr 2020 die Nachfrage nach Büroflächen in der Schweiz gesunken ist, hat sich diese im letzten Jahr wieder spürbar erholt (JLL, 2022).

Mehr Flexibilität dank bedürfnisorientierten modernen Arbeitsmodellen

Gerade weil Arbeitgeber und Arbeitnehmer durch die Pandemie vermehrt vom Grundgedanken der festen Arbeitsplätze weggetrieben wurden hat sich das Bedürfnis nach modernen Arbeitsformen mit mehr Flexibilität, Selbstbestimmung und angepasster Arbeitsumgebung verstärkt. Dies zeigt sich auch im Worker Preferences Barometer (JLL, 2021), laut welchem sich 88 % der Arbeitnehmer in Zukunft flexiblere Arbeitszeiten wünschen und 63 % die Möglichkeit, an verschiedenen Arbeitsplätzen zu arbeiten, beibehalten möchten. Flexible Arbeitsplatzmodelle wie Shared Workspaces, Co-Working oder Activity Based Working sind zwar keine absoluten Neuheiten, wurden jedoch durch Ereignisse der letzten zwei Jahre stark vorangetrieben.

Feste Arbeitsplätze

Feste Arbeitsplätze fallen bei diesen Modellen weg und werden durch gemeinsam genutzte Arbeitsumgebungen ersetzt. Je nach Ausprägung werden verschiedene Arbeitsplatzumgebungen angeboten, die für jede Aufgabe eine optimierte und unterstützende Umwelt bieten soll. Für konzentrationsintensive Individualaufgaben oder ungestörte Telefongespräche stehen Ruhezonen und Telefonzellen zur Verfügung. Um die Interaktion zwischen den Arbeitnehmenden und somit den proaktiven Austausch von Ideen und Lösungsansätzen zu fördern, werden Kommunikationszonen, Gruppenarbeitsräume und Community-Zonen geboten. Der feste Arbeitsplatz wird beispielsweise durch WLAN, Smartphone oder Laptop vollkommen aufgehoben und innerhalb des Büros kann gearbeitet werden, wo es den Angestellten beliebt (Staples Deutschland GmbH & Co. KG., 2019).

Einfluss auf den Büromarkt

Der Trend nach flexiblen Arbeitsplatzmodellen hat auch einen Einfluss auf den Büromarkt und verlangt, dass Eigentümer und Investoren ihre Gebäude an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen. Dies ist mit entsprechenden Investitionen verbunden, die bei bestehenden Gebäuden wohl eher zurückhaltend getätigt werden. Bei Neubauten hingegen ist anzunehmen, dass die Gebäude stärker an die sich verändernden Bedürfnisse ausgerichtet werden und somit das klassische Single-Tenant-Konzept vermehrt Platz macht für Büroliegenschaften mit Mehrmietertauglichkeit. Dagegen spricht, dass Investoren eine Präferenz zu langjährigen Mietverträgen haben, während Unternehmen dagegen immer mehr kurzfristige Laufzeiten bevorzugen, um die Flexibilität zu wahren (Stocker, 2022).

Neue Herausforderung durch Wandel der Arbeitsmodelle für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Investoren

Mit der Einführung eines flexiblen Arbeitsplatzmodelles ergibt sich eine Vielzahl von Chancen für die Anspruchsgruppen. So können Arbeitgeber gezielter auf die individuellen Bedürfnisse von Arbeitnehmern eingehen und bieten eine arbeitsfreundliche sowie aufgabenangepasste Arbeitsatmosphäre. Dies kann die Attraktivität als Arbeitgeber steigern, was gerade in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels immer mehr an Wichtigkeit gewinnt. Zudem kann die flexiblere Arbeitsortwahl zu Zeitersparnissen führen, wodurch mehr Frei- oder auch Arbeitszeit gewonnen werden kann. Auch kann durch die Förderung des sozialen Austausches innerhalb des Büros die Innovationskraft, die Kommunikation sowie das Arbeitsklima verbessert werden.

Die Umsetzung eines neuen Arbeitsmodells bringt wie jeder Wandel auch diverse Herausforderungen mit sich. So muss neben den Räumlichkeiten, welche neu vermehrt aus Räumen für Zusammenarbeit, Meetings sowie für den sozialen Austausch bestehen und weniger aus Einzelarbeitsplätzen, auch die Unternehmenskultur angepasst werden. Das Führungspersonal und die Unternehmensinhaber müssen die neue Arbeitsgegebenheiten mittragen und gezielt fördern. Dies kann vor allem dann zu Schwierigkeiten führen, wenn Führungspersonen selbst an bewährten Mustern festhalten möchten oder teilweise das Vertrauen gegenüber den Mitarbeitenden fehlt. Umso grösser der Anteil von Remote-Arbeit ist, umso schwieriger ist es für die Vorgesetzten die Arbeitskultur vorzuleben sowie zu spüren, wie es den Arbeitskollegen geht. Auch erschweren sich diverse Kontrollmechanismen für Arbeitsqualität und Präsenz. So kann zum Beispiel die Aufmerksamkeit bei virtuellen Meetings sehr gering sein, ohne dass dies anderen Teilnehmer bemerken. Eine gewisse physische Nähe und somit ein gesundes Verhältnis zwischen Remote Work und Büroarbeit (Hybride Arbeitsformen) fördert die Zusammenarbeit und ist für ein innovatives Arbeitsumfeld von Vorteil (Stocker, 2022).

Damit die genannten Chancen nachhaltig erfolgreich genutzt werden können, muss das Arbeitsplatzkonzept mit der Unternehmensstrategie in Einklang gebracht werden. Es muss verstanden werden, welche strategischen Ziele das Unternehmen mit der passenden Workplace-Strategie erreichen kann. Dabei stehen bei den meisten Projekten die drei Ziele Innovationskraft, emotionale Bindung und Return in Investment im Fokus (JLL, 2022).

Hybride Arbeitsmodelle auf dem Vormarsch

Welches Arbeitsmodell wird sich nun in Zukunft vermehrt durchsetzen? Sicher ist, dass keine Einheitliche Lösung geben wird, welche für alle Unternehmen passt. Das optimale Arbeitskonzept (Arbeitsplatzgestaltung, Flexibilität usw.) wird jedes Unternehmen individuell anhand seiner Unternehmensstrategie bestimmen müssen. Dabei wird es wichtig sein, Mitarbeitende in den Ermittlungsprozess einzubinden, damit die Belegschaft Ideen und Bedürfnisse einbringen und sich mit dem neuen Arbeitsmodel identifizieren kann.

Laut Stocker (2022) wird sich in vielen Fällen ein hybrides Arbeitsmodell, in welchem rund 2-4 Tage im Büro und rund 1-3 Tage von zu Hause aus gearbeitet wird, durchsetzen. Dabei wird bewusster an spezifischen Tagen im Büro gearbeitet, um Workshops oder kreative Tätigkeiten abzuhandeln, in denen ein Face-to-Face-Austausch mit Arbeitskollegen im Vordergrund steht. Das Arbeitsmodell wird weniger Pendelverkehr mit sich bringen und das Konsumverhalten bezüglich Lebensmittel, Verpflegung und Konsumgüter verändern. Gewisse Quartiere oder Shops können profitieren und andere könnten Laufkundschaft verlieren. Dies werden Immobilieninvestoren ebenfalls in ihren Entscheiden berücksichtigen und ihr Portfolio mittelfristig daran ausrichten müssen.

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