Digitalisierung in der Immobilienbewirtschaftung: Den Wandel erfolgreich gestalten

Die Schweizer Immobilienbewirtschaftung steht vor einem digitalen Wandel: Das Zusammenspiel zwischen PropTech-Innovationen und traditioneller Bewirtschaftung eröffnet neue Möglichkeiten, stellt die Branche aber auch vor fundamentale Herausforderungen. Der Markt mit 429 aktiven PropTechs verzeichnet ein kontinuierliches Wachstum, während Bewirtschaftungsunternehmen nach ihrem individuellen Weg in die digitale Zukunft suchen. 

Ein Artikel von: Robin Koch und Gian-Andre Lüdi

Marktentwicklung und digitale Reife

Die digitale Transformation verändert die Immobilienbewirtschaftung grundlegend: Mit 429 aktiven PropTechs bietet der Schweizer Markt eine Vielzahl von Lösungen für die Optimierung von Verwaltungsprozessen, Mietermanagement und Gebäudebewirtschaftung. Der Swiss PropTech Report 2024 zeigt dabei, dass sich besonders der «Services»-Sektor mit 123 aktiven Unternehmen als stärkste Kategorie etabliert hat. Dies unterstreicht den wachsenden Bedarf an integrierten Lösungen für die täglichen Herausforderungen der Bewirtschaftung (Swiss Circle, 2024).

Von digitalen Mieterportalen über automatisierte Prozessmanagement-Tools bis hin zu KI-gestützten Analysesystemen – die Digitalisierung verspricht eine effizientere und kundenorientiertere Bewirtschaftung. Doch gerade in der stark fragmentierten Schweizer Immobilienwirtschaft zeigen sich besondere Herausforderungen bei der Umsetzung. Je nach Erhebung beschäftigen sich zwischen 2000 und 3000 Unternehmen mit der Entwicklung, Bewirtschaftung und dem Verkauf von Immobilien, wobei die Mehrzahl weniger als 20 Mitarbeitende zählt (Immobilia, 2024a).

Diese starke Fragmentierung stellt eine erhebliche Herausforderung für die Entwicklung und Einführung einheitlicher digitaler Lösungen dar. Florian Wernli, Direktor Asset Management bei Crowdhouse AG, bestätigt dies: «Die Vielzahl an Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen erschwert die Entwicklung und Einführung einheitlicher Lösungen erheblich. Die Vielzahl kleiner Unternehmen bringt heterogene Anforderungen und Arbeitsweisen mit sich, die kaum durch standardisierte Ansätze abgedeckt werden können. Darüber hinaus verfügen viele dieser Akteure nicht über die erforderlichen finanziellen und personellen Ressourcen, um umfassende digitale Projekte umzusetzen».

Das Fehlen einer zentralen Koordination und marktübergreifender Standards erschwert deshalb die Kompatibilität von Technologien, während regionale Unterschiede und rechtliche Unterschiede den Aufbau einer einheitlichen digitalen Infrastruktur weiterhin stark behindern und damit die digitale Transformation in der Immobilienbewirtschaftung verlangsamen. Eine weitere Herausforderung sieht Wernli im steigenden Kostendruck, in sinkenden Honoraren und steigenden Anforderungen, die Digitalisierungsprojekte kosten- und personalintensiv machen.

So erstaunen die Ergebnisse der Digital Real Estate Umfrage auch nicht. Nur 15% der befragten Unternehmen befinden sich in einer fortgeschrittenen Digitalisierungsphase (Baldegger et al., 2024). Die Mehrheit kämpft mit grundlegenden Themen wie Datenstandardisierung und Prozessintegration. Die von PropTechs versprochenen Effizienzgewinne von bis zu 30% müssen daher kritisch hinterfragt werden (Immobilia, 2024c, S. 24).

Transformation in der Praxis

Die digitale Transformation erfordert deshalb einen systematischen Ansatz. Oliver Hofmann, CEO von Wincasa, erklärt bspw., dass die Wincasa2025-Strategie auf einer Transformation auf vier Ebenen beruht: Technologie, Prozesse, Organisation und Kultur (EY Schweiz, 2024). Diese mehrdimensionale Herangehensweise beginnt mit einer Cloud-first-Strategie und der Implementierung digitaler Portale für alle Stakeholder.

Die Integration verschiedener Systeme erweist sich dabei als zentrale Herausforderung. Nach Künzel (2004) scheitern Digitalisierungsprojekte häufig an mangelhafter technischer Integration und unzureichender Datenstandardisierung. Wüest Partner empfiehlt, zunächst Kernprozesse zu digitalisieren und anschliessend weitere Bereiche schrittweise einzubinden.

Die Praxis zeigen schliesslich, dass besonders die Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben schnelle Erfolge ermöglicht. Nach der Digital-Real-Estate-Umfrage konnten Unternehmen durch digitale Workflows ihre Bearbeitungszeiten um durchschnittlich 40% reduzieren (Baldegger et al., 2024). Die zentrale Dokumentenverwaltung ermöglicht nicht nur schnelleren Zugriff, sondern auch eine bessere Qualitätskontrolle und erhöhte Datensicherheit.

Menschen im Zentrum der Transformation

Die menschliche Komponente ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg der digitalen Transformation. «Eine solche Transformationsstrategie braucht Zeit, bis sie von allen Stakeholdern verstanden und gelebt wird», betont Hofmann (EY Schweiz, 2024). Die erfolgreiche Einführung digitaler Lösungen ist massgeblich von der Akzeptanz durch die Mitarbeitenden abhängig. Intensive Schulungsprogramme und regelmässige Feedback-Runden haben sich dabei als entscheidende Faktoren für den Projekterfolg erwiesen.

Die Erfahrung zeigt auch, dass dabei eine frühzeitige und umfassende Einbindung der Mitarbeiter massgeblich zum Erfolg beiträgt. Jacob/Kukovec (2022) weisen auf die Bedeutung eines systematischen Change-Managements hin, das technische und organisatorische Veränderungen gleichermassen berücksichtigt. Die regelmässige Kommunikation von Erfolgen und die transparente Darstellung der nächsten Schritte fördern das Vertrauen und die Motivation im Team.

Praxiserfahrungen mit digitalen Plattformen

Die Umsetzung der digitalen Transformation zeigt sich besonders bei den Mieterplattformen. Tim Bürgler, Chief Digital Officer der Alewo AG, berichtet, dass die Nachfrage nach Portallösungen schon länger besteht. Während in der Vergangenheit jedoch häufig auf Eigenlösungen wie SharePoint oder Web-CMS zurückgegriffen wurde, sind in den letzten 4-5 Jahren auch vermehrt Start-ups entstanden, die den Bedarf ebenfalls erkannt und umfassende Lösungen entwickelt haben. Die Akzeptanz solcher Plattformen durch die Nutzer hat sich dabei als überraschend positiv erwiesen. Arlewo setzt seit knapp vier Jahren auf die White-Label-Lösung CASAVI, die sich auf die Firmenbedürfnisse abstimmen lässt. «Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht und profitieren davon, dass sich immer mehr Menschen gewohnt sind, ihre Dokumente und Informationen von Banken oder Versicherungen in einer App zu beziehen», berichtet Bürgler. Die Vorteile zeigen sich insbesondere bei Neubauprojekten. Mieter haben von Anfang an alle Dokumente griffbereit, einen direkten digitalen Kommunikationsweg zum Bewirtschafter und fühlen sich gut abgeholt. Dadurch wird der Umzugsstress aktiv reduziert und gleichzeitig eine Optimierung der internen Prozesse erzielt.

Allerdings offenbart sich in der Praxis auch eine deutliche Diskrepanz zwischen Anbieterversprechen und Realität. «Häufig fehlen noch immer ganzheitliche Ansätze und eine vollständige Integration in die ERP-Systeme», erklärt Bürgler. Ein klassisches Mieterportal decke zwar Kommunikation und Ticketing ab, jedoch fehlten oft wichtige Komponenten wie das Bewerber-Onboarding oder die Handwerker-Auftragsvergabe. Wernli stimmt dieser Aussage zu, indem er betont, dass der Fokus zwingend auf effektiven Mehrwert und Effizienzsteigerung gelegt werden muss. Ein Mieterportal, das nur als zusätzlicher Kommunikationskanal dient, hilft der Bewirtschaftung verhältnismässig wenig.  

Eine besondere Herausforderung für Bewirtschaftungsfirmen liegt somit in der Auswahl der passenden Lösung für die eigene Prozess- und Systemlandschaft. Während sich einige Anbieter wie CASAVI auf Kernfunktionen wie das Ticket-System und die Informations-/Dokumentenverteilung fokussieren, streben andere die Anbindung möglichst vieler Partner-Services wie Paket-Service oder E-Parkplatz-Management an. «Ein grosser Balance-Akt ist sicher die Fokussierung», betont Bürgler. «Start-Ups müssen sich auf eine Problemstellung fokussieren, um schnell eine funktionierende Lösung zu erstellen, müssen aber auch von Anfang an eine skalierbare Lösung verfolgen.» Hohe Entwicklungskosten und das kleine Marktgebiet erschweren die Situation zusätzlich, besonders durch sprachliche und mietrechtliche Unterschiede.

Diese Praxiserfahrungen zeigen deutlich: Der Erfolg digitaler Transformationsprojekte hängt massgeblich von der sorgfältigen Auswahl und Implementation der richtigen Lösung ab. Dabei müssen sowohl die eigenen Prozessanforderungen als auch die langfristige Entwicklungsfähigkeit der gewählten Plattform berücksichtigt werden.

Messbare Erfolge der Digitalisierung

Die Erfahrungen mit digitalen Plattformen verdeutlichen, dass die Transformation den Arbeitsalltag und die Prozesse in der Immobilienbewirtschaftung verändert. Die erfolgreiche Integration digitaler Lösungen zeigt sich bspw. in konkreten Verbesserungen des Arbeitsalltags. Es ist von grossem Vorteil, dass Vertretungen jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten haben, selbst wenn ein Arbeitskollege im Urlaub ist oder kurzfristig ausfällt (Immobilia 2024a, S. 15). Die digitale Transformation eröffnet zudem die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und die Servicequalität für Kunden und Mieter zu erhöhen. Die nahtlose Verfügbarkeit von Informationen und die schnelle Bearbeitung von Anfragen führen dazu, dass Mieter sich besser betreut fühlen und die digitale Kommunikation schätzen.

Die Standardisierung von Prozessen führen zudem zu messbaren Zeitersparnissen bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung. Künzel (2024) dokumentiert Effizienzsteigerungen von bis zu 50% bei standardisierten Verwaltungsaufgaben. Gleichzeitig eröffnet die digitale Transformation die Möglichkeit, Dienstleistungen besser zu skalieren. Die Betreuung einer grösseren Anzahl von Objekten kann mit gleichbleibender Qualität erfolgen. 

Wie schliesslich bereits erwähnt, stellt die frühzeitige digitale Einbindung aller Beteiligten einen weiteren wichtigen Erfolgsfaktor insbesondere bei Neubauten dar. Durch die direkte Kommunikation mit den Mietern von Anfang an können alle relevanten Informationen und Dokumente bereitgestellt werden, was den Umzugsstress reduziert und Prozesse optimiert.

Trends und Zukunftsperspektiven

Es ist zu erwarten, dass die Digitalisierung der Immobilienbewirtschaftung in den kommenden Jahren weiter voranschreitet. Die fortschreitende Automatisierung, datengetriebene Entscheidungsfindungen sowie hybride Modelle werden die Branche nachhaltig prägen. Insbesondere die Künstliche Intelligenz wird eine zunehmend tragende Rolle einnehmen. Der Swiss PropTech Report zeigt, dass 54% aller PropTechs KI bereits als Schlüsseltechnologie betrachten (Swiss Circle, 2024). Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig: Von der intelligenten Prozessautomatisierung über predictive maintenance bis zu automatisierten Kundenservices ergeben sich neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung.

Parallel dazu gewinnt das Thema Nachhaltigkeit in der Branche zunehmend an Bedeutung. Digitale Lösungen unterstützen auch hier durch optimiertes Energiemanagement und vorausschauende Wartung. Jacob/Kukovec (2022) sehen dabei besonders in der Verbindung von IoT-Technologien und intelligenter Datenanalyse grosses Potenzial für nachhaltigeres Gebäudemanagement.

Die Integration von Smart Building Technologien wird nach Einschätzung von Künzel (2024) schliesslich in den kommenden Jahren ebenso weiter zunehmen. Dabei verschmelzen die Grenzen zwischen klassischer Bewirtschaftung und technologiegestütztem Gebäudemanagement zunehmend. Diese Entwicklung erfordert von Bewirtschaftungsunternehmen neue Kompetenzen und eine noch stärkere Fokussierung auf digitale Transformation.

 Handlungsempfehlungen für die Praxis

Die Erfahrungen erfolgreicher Transformationsprojekte führen zu konkreten Handlungsempfehlungen für die Praxis. Eine realistische, zur Unternehmensgrösse passende Digitalstrategie bildet das Fundament. Dabei sollten Unternehmen nach Empfehlung von Wüest Partner zunächst ihre Kernprozesse identifizieren und diese schrittweise digitalisieren.

Die frühzeitige Mitarbeitereinbindung und kontinuierliche Schulung sichern die Akzeptanz neuer Systeme und Prozesse. Eine schrittweise Implementation ermöglicht das Lernen aus Erfahrungen und die kontinuierliche Optimierung. Besonders bewährt hat sich ein hybrider Ansatz, der digitale Effizienz mit persönlicher Betreuung verbindet.

Der persönliche Kontakt bleibt dabei aber das Herzstück erfolgreicher Bewirtschaftung. Die Digitalisierung soll nicht ersetzen, sondern unterstützen: Repetitive Aufgaben werden automatisiert, damit mehr Zeit für qualitative Kundenbetreuung bleibt. Bewirtschaftungsunternehmen, die diese Balance zwischen digitaler Innovation und persönlichem Service finden, werden die Gewinner der Transformation sein.

Das Literaturverzeichnis finden Sie hier.

Das könnte Sie ebenfalls interessieren:

Entdecken Sie die Welt des Immobilienmanagements und erfahren Sie alles Wissenswerte rund um den MAS Immobilienmanagement und andere Angebote zum Thema Immobilien. Gerne beantworten Ihnen Prof. Dr. Markus Schmidiger und Prof. Dr. John Davidson vom IFZ Ihre Fragen.

Der neue CAS Real Estate Investment Management befähigt Sie, erfolgreich in Immobilien zu investieren und Immobilienportfolien erfolgreich zu führen. Melden Sie sich hier an.

Mit dem MAS Immobilienmanagement werden Sie zum Generalisten und sind in der Lage, anspruchsvolle Fach- und Führungsaufgaben rund um das Immobilienmanagement erfolgreich zu übernehmen. Melden Sie sich hier an.

Master of Science in Real Estate – Die Ausbildung für künftige Führungskräfte in der Immobilienbranche.

Das Studium des Master of Science in Real Estate bereitet auf anspruchsvolle Tätigkeiten in der Immobilienwirtschaft vor. Studierende erhalten ein vertieftes Verständnis über immobilienwirtschaftliche Zusammenhänge mit besonderem Schwerpunkt im Bereich Investment, Finanzierung, Projektentwicklung und Management. Gerne beantworten Ihnen Prof. Dr. Michael Trübestein und Prof. Dr. Daniel Steffen vom IFZ Ihre Fragen.

Lesen Sie hier die kürzlich veröffentlichten Blogbeiträge:

Innovative Baumaterialien als Beitrag zu klimaneutralem Wohnen in der Schweiz
Hoch hinaus – Verdichtetes Bauen fordert Immobilieninvestoren
Neue Anforderungen an Büroflächen: Flexibles Arbeiten verändert den Zürcher Markt und erhöht die Ansprüche
Basel III – Auswirkungen auf Banken, Eigentümer und Kaufinteressenten