Digitalisierung in der Immobilienbewirtschaftung

Ein Artikel von: Gian Castelberg & Emanuel Burch

Digitale Technologien sind längst keine Zukunftsvision mehr, sondern bestimmen den Arbeitsalltag in der Bewirtschaftung zunehmend. Effizienz entsteht jedoch erst, wenn digitale Prozesse konsequent umgesetzt und akzeptiert werden (Birchler, 2024, S. 14-15). Datenqualität, Schnittstellen und Fachkompetenzen sind zentrale Voraussetzungen, damit digitale Lösungen zu höherer Servicequalität und Zufriedenheit beitragen (Ganz, 2024).

Vom Papierordner zur Cloud – der Paradigmenwechsel

Die Immobilienbewirtschaftung war über Jahrzehnte stark papierorientiert. Dies führt zu aufwändigen Ablagen, erschwertem Wissensmanagement und langen Einarbeitungen bei Personalwechsel. Gleichzeitig ist die Fluktuation im Bewirtschaftungsbereich hoch, was zu Effizienzverlusten, Kosten und Belastung der Teams führt (Hug, 2025, S. 4-5).

Digitale Ablagen, strukturierte Prozesse und Wissensdatenbanken reduzieren diese Risiken deutlich. Informationen sind zentral verfügbar, Übergaben klar dokumentiert und neue Mitarbeitende können schneller produktiv eingebunden werden. Digitalisierung schafft somit nicht nur Prozess-, sondern auch Personalstabilität. Sie ist kein optionales Projekt, sie ist ein unumkehrbarer Transformationsprozess (Ganz, 2024).

Der Digitalisierungsprozess in der Immobilienwirtschaft

Die digitale Transformation verläuft in der Branche stufenweise. Gemäss Künzel (2024) lassen sich drei Entwicklungsphasen unterscheiden:

1. Digitale Erfassung: Papierbasierte Abläufe werden 1:1 in digitale Systeme übertragen
2. Standardisierung: Prozesse werden harmonisiert und automatisiert
3. Intelligenz: KI und Datenanalytik ermöglichen vorausschauende Steuerung

Die Schweizer Bewirtschaftung befindet sich heute grösstenteils zwischen Phase 1 und 2. Erste KI-Anwendungen unterstützen jedoch bereits operativ, zum Beispiel bei Marktanalysen oder Mieterkommunikation (Bonalumi, 2024; Knopf, 2024).

Die Transformation verläuft langsamer als in anderen Branchen, da Immobilien langlebige, individuelle Güter sind und regulatorische Anforderungen umfangreich sind. Dennoch ist der digitale Wandel unausweichlich, denn technologischer Stillstand führt langfristig zu Wettbewerbsnachteilen (Künzel, 2024; Bonalumi, 2024; Knopf, 2024).

Effizienz im Betrieb – digitale Routinen entlasten Bewirtschafter:innen

In der Bewirtschaftung fallen täglich eine Vielzahl repetitiver Aufgaben an: Schadensmeldungen, Terminfindungen, Dokumentenversand und Statusabfragen. Digitale Prozesse vereinfachen diese Abläufe deutlich:

• Schadensmeldungen können per App mit Fotos und Pflichtfeldern eingereicht werden
• Workflows priorisieren Anliegen automatisch
• Rückfragen werden reduziert, Bearbeitungszeiten gesenkt

Birchler (2024, S. 14-15) betont, dass solche Automatisierungen besonders im Hinblick auf den Fachkräftemangel entscheidend sind: Weniger administrative Belastung führt zu höherer Arbeitszufriedenheit und geringerer Fluktuation.

Digitale Bewertungsmodelle unterstützen zudem Entscheidungsprozesse, indem sie Marktdaten analysieren und Risiken quantifizieren, ohne die menschliche Kompetenz zu ersetzen (Bonalumi, 2024, S. 22-23).

Visualisierung und virtuelle 360°-Rundgänge

Virtuelle Rundgänge bieten Interessierten einen ersten räumlichen Eindruck, ohne vor Ort sein zu müssen. O’Grady (2024, S. 16-17) zeigt auf, dass dadurch Leerstände reduziert und Vermarktungszeiten verkürzt werden können.

Künzel (2024) nennt für Investoren und Bewirtschaftung folgende Vorteile:

• Zeit- und Kostenersparnis
• Internationaler Marktzugang
• Bessere Erstselektion
• Optimierter Transaktionsprozess

Doch digitale Rundgänge ersetzen die physische Besichtigung nicht vollständig. Grenzen bestehen bei der:

• realen Raumwahrnehmung
• Materialanmutung (Haptik fehlt)
• Beurteilung von Umfeld & Nachbarschaft

Energetische Sanierungen – Smart Data macht Investitionen gezielter

Sanierungsplanung ist komplex, zeitaufwändig und für Eigentümer finanziell bedeutsam. KI-gestützte Softwares wie beispielsweise das ETH-Spinoff Scandens ermöglichen eine schnelle, digitale Bestandsaufnahme:

1. energetischer Zustand wird automatisch analysiert
2. mehrere Sanierungsszenarien werden simuliert
3. wirtschaftliche Auswirkungen (z. B. Mietzinsanpassungen) werden berechnet

Sigrist (2024, S. 20-21) zeigt:

• Priorisierungen auf Portfolioebene können datenbasiert getroffen werden
• Investitionssicherheit steigt
• Ressourcen werden gezielter eingesetzt

Damit entsteht Effizienz über den Objektlebenszyklus hinweg.

Künstliche Intelligenz in Markt- und Investitionsentscheiden

Digitale Analysen unterstützen Preisvergleiche, Renditeprognosen und Markttransparenz. KI-Modelle können grosse Datenmengen auswerten, Muster erkennen und Vorschläge generieren.

Doch: KI liefert Zahlen, Menschen treffen Entscheidungen.

Softfaktoren wie Lageentwicklung, Mieterstruktur oder behördliche Rahmenbedingungen bleiben hochrelevant für die Beurteilung. Die Rolle der Bewirtschafter:innen wandelt sich daher von der zur reinen Datenerfassung zunehmend zur Dateninterpretation (Bonalumi, 2024, S. 22-23).

Transparenz durch Online-Plattformen – Komfort für Mieter:innen, Überblick für Bewirtschafter:innen

Vornholz (2021) zeigt auf: Digitale Plattformen schaffen eine zentrale Anlaufstelle für Informationen und Anliegen. Mietdokumente, Abrechnungen und Statusmeldungen stehen 24/7 zur Verfügung. Rückfragen und Unsicherheiten nehmen ab.

Die Nutzungsquote hängt jedoch von der Usability ab:

• einfache Registrierung
• verständliche Sprache
• mobile Optimierung
• schneller Anwendungserfolg

Akzeptanz entsteht erst durch erlebbaren Nutzen. Wie Baldegger & Gehrer (2024, S. 12-13) zeigen, besteht anfangs oft Skepsis gegenüber digitalen Portalen, diese wird jedoch überwunden, sobald Effekte im Alltag spürbar sind. Chatbots sortieren Anliegen vor und geben Standardantworten. Dadurch steigen die Erstlösungsquoten und Bewirtschafter:innen werden entlastet (Knopf, 2024).

Risiken und Herausforderungen der digitalen Transformation

Die Digitalisierung schafft neue Abhängigkeiten und Kosten. Drei zentrale Risiken prägen die Praxis:

• Datenschutz & IT-Sicherheit

Zugriffsrechte, Datenlecks und Cyberangriffe müssen aktiv gemanagt bzw. bekämpft werden (Bonalumi, 2024).

• Wirtschaftlichkeit

Einführungsprojekte sind kostenintensiv:

• Lizenzgebühren
• Schnittstellenentwicklung
• Stromverbrauch von Sensoren
• Schulungsaufwand

Diese Faktoren nennt auch Buchschacher (2025).

• Urheberrecht & Haftung bei KI

Gemäss Gonzalez (2024) sind rechtliche Fragen bei KI-generierten Texten und Bildern noch offen.
Nur interner Eigengebrauch ist klar erlaubt.

• Technologie kann angeschafft werden – Akzeptanz muss erarbeitet werden.
• + Organisatorische Realität
• Oft hat Tagesgeschäft Vorrang vor Zukunftsprojekten.

Das führt dazu, dass Digitalisierung theoretisch gewollt, praktisch aber gebremst wird (Baldegger & Gehrer, 2024).

Digitalisierung bleibt menschlich – warum Technologie Bewirtschaftende nicht ersetzt

Digitalisierung in der Bewirtschaftung wirkt dort stark, wo sie den Menschen unterstützt, nicht verdrängt. Denn Immobilien sind besondere Güter: Sie werden bewohnt, genutzt, erlebt. Sie sind emotional und sozial geprägt.

Mieteranliegen sind oft individuell:

• Konflikte zwischen Nachbarn
• Heizungsprobleme mitten im Winter
• Notfälle bei Abwesenheit der Eigentümer: innen

Solche Situationen benötigen Einfühlungsvermögen, Erfahrung und situative Intelligenz – Qualitäten, die digitale Systeme nicht besitzen. Auch auf Investorenseite bleibt persönliche Interaktion zentral: Vertrauen entsteht im Gespräch, bei Objektbegehungen und in Verhandlungen.
Digitale Tools verbessern Vorbereitung und Transparenz, aber Entscheidungen bleiben menschlich. Digitalisierung verändert Rollen, sie macht Bewirtschaftung beratender und weniger administrativ.

Damit digitale Transformation wirkt, braucht es:

1. Prozesse standardisieren & Datenqualität sichern
   Ohne saubere Stammdaten sind Automatisierung und KI nutzlos. „Garbage in – garbage out“ (Ganz, 2024).
   1. Mitarbeitende befähigen
      Akzeptanz entsteht durch Nutzen und der muss erlebbar sein. Schulung, Coaching, Zeit für Einarbeitung (Hug, 2025).
   1. Nutzungsfreundliche Tools auswählen
      Portale müssen so funktionieren, dass sie routinemässig genutzt werden.
      Mobile First, klare Sprache, schnelle Erfolgserlebnisse (Baldegger & Gehrer, 2024).
   1. Small Wins zuerst
      Start mit Mieterportal & Ticketing, dann Automatisierung, dann KI. Transformation ist ein Marathon, kein Sprint (Baldegger & Gehrer, 2024).
   1. Investitionen messbar machen
      KPIs definieren: Bearbeitungszeit, Erstlösungsquote, Rückfragen, Zufriedenheit, Beweisführung, Motivation, Fortschritt. (Birchler, 2024)

Digitalisierung ist Evolution, kein Ersatz menschlicher Kompetenz

Die Immobilienbewirtschaftung befindet sich auf einem klaren Weg: Weg vom analogen Verwaltungsjob, hin zu einer datenbasierten Dienstleistung mit stärkerem Fokus auf Kundenerlebnis und Nachhaltigkeit. Digitale Transformation bringt: Effizientere Abläufe, höhere Transparenz, messbare Verbesserungen in Service und Qualität. Doch sie erfordert: Kompetenzen, saubere Prozesse, Vertrauen & Kommunikation und aktive Führung.

Die Branche wird evolutionär digitaler, denn Immobilien sind einzigartig, werden bewohnt und erlebt. Digitalisierung unterstützt diesen persönlichen Kern, ohne ihn zu ersetzen. Künzel (2024, S. 30) bringt es auf den Punkt: «Eines steht fest: Die Fähigkeit, digitale Technologien strategisch einzusetzen und gleichzeitig die Bedeutung persönlicher Interaktionen zu wahren, wird entscheidend sein, um in dieser dynamischen Branche zu florieren.»

Die Quellen finden Sie Hier.

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