20. Juli 2026

Der grose AI-Hebel liegt zwischen den Unternehmen

Die meisten Unternehmen nutzen AI heute, um ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten – und erzielen damit bereits beachtliche Erfolge. Doch der grösste Produktivitätssprung liegt vermutlich noch vor uns: Dort, wo Eigentümer, Bewirtschafter, Mieter, Handwerker und weitere Partner zusammenarbeiten, entstehen heute die grössten Reibungsverluste. Hierliegen grosse Potentiale für Effizienz, Geschwindigkeit und Kundennutzen.

Ein Gespräch von Prof. dr. Markus Schmidiger mit Stefan Zanetti, Allthings und Cyril Kägi, Yarowa

Die Aufzeichnung des Webinars finden Sie hier:

Die erste Phase der AI-Einführung konzentriert sich in den meisten Unternehmen auf die Optimierung der eigenen Organisation. AI übernimmt repetitive Aufgaben, unterstützt Mitarbeitende bei ihrer täglichen Arbeit und steigert die Produktivität innerhalb einzelner Abteilungen. Kaum ein Unternehmen dürfte sich dieser Entwicklung dauerhaft entziehen können.

Das ist jedoch erst der Anfang. Die Immobilienbranche ist stark von der Zusammenarbeit unterschiedlichster Akteure geprägt. Ein Gebäude wird geplant, gebaut, vermarktet, bewirtschaftet, unterhalten und schliesslich erneuert und in jeder Phase arbeiten unterschiedliche Unternehmen mit unterschiedlichen Rollen, Interessen und Systemen zusammen.

Künftig geht es nicht mehr primär um die Frage, wie ein einzelnes Unternehmen effizienter arbeitet. Entscheidend wird vielmehr sein, wie effizient ein gesamtes Wertschöpfungsnetzwerk zusammenarbeitet. AI entwickelt sich damit vom Werkzeug zur Produktivitätssteigerung einzelner Mitarbeitender hin zum intelligenten Koordinator komplexer unternehmensübergreifender Prozesse. Diese Perspektive eröffnet eine neue Dimension der Digitalisierung, weil sie nicht mehr die Optimierung einzelner Organisationen in den Mittelpunkt stellt, sondern die Leistungsfähigkeit des gesamten Netzwerks.

Der grosse Zeitverlust entsteht durch Koordination

Betrachtet man typische Prozesse der Immobilienwirtschaft, fällt eine interessante Beobachtung auf. Die eigentliche fachliche Arbeit ist häufig erstaunlich schnell erledigt. Ein Handwerker benötigt vielleicht eine Stunde, um einen Geschirrspüler zu reparieren. Eine Wohnungsabnahme dauert zwei Stunden. Eine Offerte ist in kurzer Zeit erstellt. Dennoch ziehen sich viele dieser Prozesse über Tage oder sogar Wochen hin.

Der Zeitverlust entsteht meist in der Koordination. Informationen müssen zusammengesucht werden, Zuständigkeiten sind unklar, Termine müssen koordiniert, Freigaben eingeholt oder Rückfragen beantwortet werden. Dokumente werden per E-Mail verschickt, Informationen telefonisch ergänzt oder in verschiedenen Systemen mehrfach erfasst. Während einzelne Arbeitsschritte effizient ablaufen, verliert der Gesamtprozess durch Wartezeiten, Medienbrüche und Abstimmungen erheblich an Geschwindigkeit.

Wenn der Engpass nicht die eigentliche Tätigkeit ist, sondern deren Koordination, dann liegt auch der grösste Hebel nicht allein in der Automatisierung einzelner Arbeitsschritte. AI oder Digitalisierung allgemein kann ihren grössten Mehrwert dort entfalten, wo sie Informationen zusammenführt, Prozessschritte koordiniert, Beteiligte miteinander verbindet und den Informationsfluss über Unternehmensgrenzen hinweg steuert. Damit rückt nicht mehr die einzelne Aufgabe in den Mittelpunkt, sondern der gesamte End-to-End-Prozess.

Die Immobilienbranche besteht aus Netzwerken, nicht linearen Prozessketten

Viele Digitalisierungsprojekte gehen implizit davon aus, dass Prozesse linear ablaufen: Eine Aufgabe wird an die nächste Stelle weitergegeben, dort bearbeitet und anschliessend abgeschlossen. Die Realität der Immobilienwirtschaft sieht jedoch anders aus. Kaum ein relevanter Geschäftsprozess verläuft als einfache 1:1-Beziehung zwischen zwei Beteiligten. Viel häufiger handelt es sich um komplexe Netzwerke mit zahlreichen Akteuren, die gleichzeitig oder in wechselnden Konstellationen zusammenarbeiten.

Ein Schadenfall verdeutlicht dies exemplarisch. Ein Mieter meldet einen Defekt. Die Bewirtschaftung prüft den Fall, zieht den Hauswart bei, informiert gegebenenfalls den Eigentümer, beauftragt einen Handwerker, stimmt Termine ab und bezieht bei grösseren Schäden zusätzlich die Versicherung ein. Der Handwerker arbeitet wiederum mit Lieferanten oder Subunternehmern zusammen. Jeder Beteiligte erfüllt seine Aufgabe professionell, allerdings innerhalb seines eigenen Systems, seiner eigenen Prozesse und seiner eigenen Kommunikationslogik.

Damit entstehen komplexe n:n-Beziehungen zwischen Unternehmen. Genau diese Netzwerke machen die Immobilienbranche so anspruchsvoll und gleichzeitig so spannend für den Einsatz von AI. Denn wo viele Akteure zusammenarbeiten, reichen isolierte Optimierungen einzelner Unternehmen nicht mehr aus. Gefragt sind gemeinsame Prozessmodelle, einheitliche Kommunikationsstandards und Plattformen, welche die Zusammenarbeit koordinieren. Erst wenn diese Grundlagen vorhanden sind, kann AI Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg intelligent verknüpfen und den Gesamtprozess effizient orchestrieren. Hier dürften die grössten Produktivitätssprünge der kommenden Jahre liegen.

Unternehmensübergreifende Prozesse brauchen gemeinsame Spielregeln

Innerhalb eines Unternehmens lassen sich Prozesse relativ einfach standardisieren. Rollen, Verantwortlichkeiten und Systeme sind bekannt, Daten liegen vor und Entscheidungen können getroffen werden. Sobald jedoch mehrere Unternehmen beteiligt sind, verändert sich die Ausgangslage grundlegend.

Jede Organisation verfügt über ihre eigenen Prozesse, ihre eigene Systemlandschaft und ihre eigene Sprache. Was für den Bewirtschafter den Status «beauftragt» bedeutet, wird beim Handwerker vielleicht bereits als «in Planung» geführt. Während ein Unternehmen mit einem ERP-System arbeitet, nutzt das nächste eine spezialisierte Fachlösung, ein drittes verwaltet seine Aufträge über eine Plattform und ein viertes kommuniziert hauptsächlich per E-Mail. Die Folge sind Medienbrüche, unterschiedliche Datenstände und ein hoher Abstimmungsaufwand.

Wer AI unternehmensübergreifend einsetzen möchte, benötigt deshalb gemeinsame Spielregeln. Dazu gehören einheitliche Prozessdefinitionen, standardisierte Statusinformationen, klare Verantwortlichkeiten sowie Kommunikationsstandards, die von allen Beteiligten verstanden und genutzt werden. Man könnte auch sagen: AI braucht eine gemeinsame digitale Prozesssprache. Erst wenn alle Beteiligten dieselben Informationen in einer vergleichbaren Struktur austauschen, kann AI Prozesse zuverlässig koordinieren und Entscheidungen sinnvoll unterstützen.

Plattformen werden zur Infrastruktur der Zusammenarbeit

Mit dieser Entwicklung verändert sich auch die Rolle digitaler Plattformen. Lange Zeit wurden Plattformen vor allem als zusätzliche Software oder als Serviceportal betrachtet. Im Zeitalter von AI werden sie zunehmend zur Infrastruktur der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen.

Plattformen verbinden Eigentümer, Bewirtschafter, Mieter, Handwerker, Versicherungen oder weitere Dienstleister miteinander. Sie schaffen Transparenz über den aktuellen Prozessstatus, reduzieren Medienbrüche und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Informationsbasis arbeiten. Damit bilden sie das Fundament, auf dem AI überhaupt sinnvoll arbeiten kann.

Besonders in einer Branche mit unzähligen n:n-Beziehungen wird dieser Aspekt entscheidend. AI kann Informationen nur dann intelligent koordinieren, wenn sie Zugriff auf den gesamten Prozess erhält, nicht nur auf einen kleinen Ausschnitt innerhalb eines einzelnen Unternehmens. Plattformen werden deshalb künftig zum verbindenden Element eines digitalen Ökosystems, in dem Menschen, Unternehmen und AI-Agenten gemeinsam arbeiten.

AI ersetzt bestehende Systeme nicht

Ein weiterer Irrtum hält sich hartnäckig: Viele erwarten, dass AI bestehende ERP-, CRM- oder Bewirtschaftungssysteme irgendwann ersetzt. Wahrscheinlicher ist jedoch das Gegenteil. Die bestehenden Systeme bleiben das digitale Rückgrat der Unternehmen. Dort werden Stammdaten verwaltet, Verträge geführt, Rechnungen erstellt oder Aufträge dokumentiert. AI wird diese Systeme nicht verdrängen, sondern intelligent nutzen.

Man kann sich AI-Agenten deshalb gut als digitale Mitarbeitende vorstellen. Ein neuer Mitarbeitender erhält am ersten Arbeitstag ebenfalls nicht ein eigenes ERP-System. Er erhält Zugänge zu den bestehenden Anwendungen, liest Informationen, ergänzt Daten, startet Prozesse, kommuniziert mit Kunden oder Partnern und dokumentiert seine Arbeit. Genau dieses Prinzip wird künftig auch für AI gelten.

Damit verändert sich allerdings der Anspruch an die bestehende IT-Landschaft. AI-Agenten benötigen kontrollierte Lese- und Schreibrechte, um Informationen nicht nur abrufen, sondern Prozesse auch aktiv bearbeiten zu können. Sie müssen Termine vereinbaren, Aufträge auslösen, Status aktualisieren oder Dokumente erstellen dürfen, selbstverständlich innerhalb klar definierter Berechtigungen und Governance-Regeln. Die Diskussion über AI wird damit zunehmend auch zu einer Diskussion über Identitäten, Rollen, Berechtigungen und Vertrauen.

Von Software zu digitalen Mitarbeitenden

Mit agentenbasierter AI entsteht damit eine neue Form der Zusammenarbeit. AI beantwortet nicht nur Fragen oder erstellt Texte. Sie übernimmt eigenständig klar definierte Aufgaben innerhalb eines Prozesses und arbeitet dabei mit Menschen und bestehenden Systemen zusammen.

Ein virtueller Hauswart begleitet neue Mieter vom Vertragsabschluss bis zum Einzug, beantwortet Fragen, stellt Informationen bereit und unterstützt später bei Schadenmeldungen. Andere spezialisierte Agenten koordinieren Wartungen, begleiten Vermietungsprozesse oder konsolidieren Energiedaten. Gemeinsam ist ihnen allen, dass sie keine isolierten Anwendungen mehr sind. Sie werden Teil eines durchgängigen Prozessnetzwerks und arbeiten mit den bestehenden Plattformen und Fachsystemen zusammen, statt diese zu ersetzen.

Der eigentliche Mehrwert entsteht dabei nicht durch einzelne spektakuläre Funktionen. Er entsteht dadurch, dass Informationen ohne Zeitverlust weitergegeben, Routineentscheidungen automatisiert vorbereitet und repetitive Kommunikationsaufgaben übernommen werden. AI wird damit zum Koordinator eines komplexen Netzwerks, nicht zum Ersatz für menschliche Fachkompetenz.

Die eigentliche Transformation beginnt vor der AI

Die Diskussion um Artificial Intelligence konzentriert sich häufig auf Modelle, Funktionen oder neue Werkzeuge. Das greift jedoch zu kurz. Die eigentliche Transformation beginnt bereits viel früher: bei der Gestaltung der Prozesse selbst.

Sind Prozesse End-to-End gedacht? Gibt es klare Verantwortlichkeiten? Sind Daten strukturiert verfügbar? Existieren standardisierte Schnittstellen zwischen den beteiligten Unternehmen? Können Informationen ohne Medienbrüche ausgetauscht werden? Und arbeiten alle Beteiligten auf derselben Prozesslogik?

Wer diese Fragen nicht beantworten kann, wird auch mit der besten AI keine nachhaltigen Effizienzsprünge erzielen. AI macht schlechte Prozesse nicht gut. Sie macht sie lediglich schneller sichtbar. Umgekehrt können gut gestaltete Prozesse durch AI auf ein völlig neues Leistungsniveau gehoben werden.

Deshalb sollte die Einführung von AI nie isoliert betrachtet werden. Sie ist immer auch eine Chance, bestehende Wertschöpfungsprozesse grundlegend zu hinterfragen und konsequent aus Sicht des gesamten Netzwerks neu zu gestalten.

Der Wettbewerb entscheidet sich bei der Zusammenarbeit

Der eigentliche Wettbewerbsvorteil entsteht dort, wo Unternehmen ihre Zusammenarbeit neu organisieren, wo Prozesse End-to-End gedacht werden und wo gemeinsame Standards, leistungsfähige Plattformen und intelligente Schnittstellen entstehen. Er entsteht dort, wo AI nicht als isoliertes Werkzeug verstanden wird, sondern als digitaler Mitarbeitender, der Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg verbindet, koordiniert und Prozesse intelligent orchestriert.

Am Ende ist Artificial Intelligence nicht in erster Linie eine technologische Revolution. Sie ist ein Werkzeug, das eine organisatorische Revolution ermöglicht. Sie zwingt uns, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Wertschöpfungsnetzwerke neu zu gestalten. Wer diese Grundlagen heute schafft, wird morgen nicht einfach effizienter arbeiten. Er wird Teil eines intelligent vernetzten Ökosystems sein, das schneller entscheidet, besser zusammenarbeitet und für Kunden einen deutlich höheren Mehrwert schafft. Die Unternehmen mit der besten AI werden deshalb nicht zwangsläufig gewinnen. Gewinnen werden jene Unternehmen, die ihre Netzwerke am besten organisiert haben.