«Gute Verträge sind matchentscheidend für jedes Unternehmen» – IHZ Wirtschaftslunch zum Vertragsmanagement

«Vertragsmanagement – Verträge und vertragsbezogene Prozesse effizient gestalten» – Unter diesem Titel stand die gestrige Ausgabe des Wirtschaftslunchs der Industrie- und Handelskammer Zentralschweiz. In drei spannenden Referaten und einer Podiumsdiskussion wurde das für die Unternehmenspraxis äusserst relevante Thema aus verschiedener Perspektive beleuchtet.

«Wie wichtig Verträge im Geschäftsleben und darüber hinaus sind, zeigt schon der prominente Platz, der ihnen vom Schweizer Gesetzgeber ganz vorne in Artikel 1 des Obligationenrechts eingeräumt wird», begann Isabelle Oehri, Rechtsanwältin und Dozentin am Kompetenzzentrum Management & Law, ihr Einführungsreferat. Jedes Unternehmen, so die Leiterin des neuen CAS-Programms Vertragsmanagement, befände sich in einem eigentlichen Netzwerk von Verträgen mit seinen Stakeholdern. Sie gab dem Publikum einen ersten Überblick, was unter Vertragsmanagement eigentlich zu verstehen ist, welche Phasen Verträge üblicherweise in ihrem Lebenszyklus durchlaufen und welche Aspekte bei der Ausgestaltung eines betrieblichen Vertragsmanagement-Systems wichtig sind. Anhand von drei ausgewählten Fragestellungen um das Handling von Musterverträgen und Vorlagen, das digitale Signieren und das kompetente Vertragscontrolling zeigte sie exemplarisch auf, mit welchen interdisziplinären Themenkreisen sich das Vertragsmanagement eines Unternehmens zu befassen hat.

Interdisziplinärer Blick auf ein wichtiges Thema

Oliver Meyer, CEO der Löwenfels Partner AG, vertiefte in der Folge die digitale Seite von Vertragsmanagement. Er erläuterte, was ein Contract Lifecycle Management-Tool leisten kann und was nicht, und ging auf die Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Implementierung einer solchen Lösung ein. Dabei betonte er insbesondere die Wichtigkeit des Change-Prozesses, der die Einführung eines CLM-Tools begleiten müsse. Ausserdem entscheidend sei die simple Handhabung des Werkzeugs: «Je einfacher der Prozess, umso höher ist die Akzeptanz», lautete das Fazit des IT-Experten.

• 

• 

^{IT-Experte Oliver Meyer (links) befasste sich mit der technologischen und RA Hubert Rüedi (rechts) mit der rechtlichen Seite von Vertragsmanagement.}

Ob KMU oder Grosskonzern – Führung, Kommunikation, Schulung und Kontrolle sind zentral

Nach den drei Inputs folgte im Rahmen einer Podiumsdiskussion ein Einblick, wie das Vertragsmanagement in der betrieblichen Praxis funktioniert.

Philipp Gautier von der Schindler Aufzüge AG vertrat dabei einen internationalen Grosskonzern, bei dem das Vertragsmanagement hochspezialisiert organisiert ist. So ist das Existing Installations Business Service Center, das Philippe Gautier bei Schindler leitet, mit rund 20 Mitarbeitenden für das Management spezifisch nur von Wartungsverträgen bei bestehenden Anlagen zuständig. Dabei wird in diesem Bereich seit einiger Zeit auch auf Robotic Process Automation gesetzt.

Schon grössenbedingt bedeutend weniger aufwändig und weniger automatisiert präsentiert sich das betriebliche Vertragsmanagement bei der Ruch AG, für die der zweite Podiumsteilnehmer Andreas Ruch tätig ist. Aber auch hier sind sorgfältig aufgesetzte Regeln, Zuständigkeiten und Prozesse im Umgang mit Verträgen von absolut zentraler Bedeutung. «Gute Verträge sind matchentscheidend für jedes Unternehmen», so der Verwaltungsratspräsident des Metallbau-KMU.

Und so waren sich die beiden Unternehmensvertreter auch bei den abschliessenden Ratschlägen, die sie anderen Betrieben für die Planung und Umsetzung eines Vertragsmanagement-Systems geben würden, einig: Neben dem deutlichen Commitment der Führung, das essenziell sei, ist für sie das grösste Augenmerk auf die Kommunikation und Schulung sowie auf die kontinuierliche Kontrolle der definierten Vorgaben zu richten. Denn nur so könne sichergestellt werden, dass ein effizienter und kompetenter Umgang mit dem für jedes Unternehmen immanent wichtigen Thema von Verträgen erreicht werde.

---

Einen Rückblick und weitere Impressionen vom Event finden Sie auch auf der Webseite der Industrie- und Handelskammer Zentralschweiz.