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Weiterbildungskosten – Was sagt das Arbeitsrecht?

Weiterbildungskosten – Was sagt das Arbeitsrecht?
Von Isabelle Oehri

Bilden sich Mitarbeitende weiter, profitieren davon in der Regel sowohl sie selber als auch ihre Arbeitgeberin. Daher beteiligen sich Unternehmen nicht selten an den Fortbildungskosten der Arbeitnehmer. Damit sich solche Investitionen ins Humankapital auch lohnen, werden in Weiterbildungsvereinbarungen häufig Rückzahlungsklauseln vereinbart, die etwa bei einer kurz nach der absolvierten Weiterbildung erfolgten Kündigung greifen. Dabei gilt es, aus rechtlicher Sicht einige wichtige Punkte zu beachten.

Das schweizerische Arbeitsrecht enthält keine ausdrücklichen Bestimmungen zum Thema Weiterbildungskosten und deren Tragung. In der Praxis stellt sich in diesem Zusammenhang eine Vielzahl von Fragen. Wann muss die Arbeitgeberin und wann der Mitarbeiter selber die Kosten einer Weiterbildung übernehmen? Und wann kann der Mitarbeitende im Falle einer Kostenbeteiligung der Arbeitgeberin zu einer Rückerstattung verpflichtet werden, etwa wenn er die Fortbildung abbricht, nicht besteht oder kurz nach deren Abschluss den Betrieb verlässt?

Rein betriebsbedingte Weiterbildungen sind von der Arbeitgeberin zu finanzieren

Allgemein gilt, dass rein betriebsbedingte Bildungsmassnahmen, die dem Mitarbeitenden keinen eigentlichen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt bieten, sondern einzig auf Anordnung der Arbeitgeberin erfolgen, auch von dieser zu finanzieren sind. Diese Kosten gehören zu den notwendigen Auslagen, welche die Arbeitgeberin gemäss Art. 327a des Obligationenrechts (OR) zu tragen hat (vgl. etwa KGer GR, JAR 2013, 487 E 3b). 

In diesem Bereich ist folglich gemäss Rechtspraxis auch eine Rückzahlungsvereinbarung etwa für den Fall der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgeschlossen und zwar unabhängig davon, welche Partei den  Vertrag auflöst.

Differenzierte Regeln betreffend ausserbetriebliche Weiterbildungen

Anders verhält es sich bei ausserbetrieblichen Fortbildung, die zwar auch für die Arbeitgeberin von Nutzen, aber für die Ausübung der Tätigkeit nicht unbedingt notwendig sind. Die Kosten hierfür hat der Arbeitnehmer selbst zu tragen. Eine Kostenübernahme oder -beteiligung durch die Arbeitgeberin erfolgt grundsätzlich freiwillig.

Entsprechend sind hier prinzipiell auch Rückzahlungsvereinbarungen zulässig. Allerdings sind dabei gewisse Grundsätze und Schranken einzuhalten.

Rückzahlungsvereinbarungen für den Kündigungsfall

Beteiligt sich eine Arbeitgeberin freiwillig an den Weiterbildungskosten eines Mitarbeitenden, tut sie dies in der Regel in der Erwartung, dass dieser seine neu erworbenen Kompetenzen auch im Betrieb einbringt. Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen bereits während oder kurz nach Abschluss der Weiterbildung, profitiert die Arbeitgeberin kaum. Deshalb wird in Weiterbildungsvereinbarungen häufig eine Rückerstattungspflicht für den Fall vereinbart, dass das Arbeitsverhältnis während oder innerhalb einer gewissen Zeit nach Abschluss der Ausbildung endet.

Rückzahlungspflicht nur bei mitarbeiterseitigen Kündigungen

Eine solche Rückerstattungsklausel greift nicht in allen möglichen Konstellationen einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In der Rechtspraxis werden hier die Bestimmungen und die Rechtsprechung zum arbeitsrechtlichen Konkurrenzverbot herangezogen. Insbesondere wird Art. 340c Abs. 2 OR analog angewendet (vgl. etwa BGE 4D_13/2011 E 2.3). Dies bedeutet, dass eine Rückzahlungsverpflichtung unzulässig ist für den Fall, dass die Arbeitgeberin den Mitarbeitenden entlässt, ohne dass ihr dieser hierfür einen begründeten Anlass gegeben hat. Kündigt also ein Arbeitgeberin etwa aus wirtschaftlichen Gründen, so kann sie trotz bestehender Vereinbarung keine Rückzahlung fordern. Ebenfalls entfällt eine vertraglich vereinbarte Rückzahlungsverpflichtung, wenn der Mitarbeiter aus einem Anlass kündigt, den die Arbeitgeberin zu vertreten hat. In diesem Sinne sind Rückzahlungsvereinbarungen nur anwendbar, wenn der Mitarbeiter selber kündigt, ohne dass die Arbeitgeberin hierzu begründeten Anlass gegeben hat, und wenn er aus einem Grund entlassen wird, den er zu vertreten hat.

Angemessene Beschränkung

Doch selbst für solche mitarbeiterseitig zu vertretende Kündigungen sind Rückerstattungsvereinbarungen nicht unbeschränkt möglich (vgl. zum Ganzen etwa AGer ZH, JAR 1999, 327). Massstab und Schranke bildet die Kündigungsfreiheit des Arbeitnehmers. Diese darf durch die finanziellen Konsequenzen aus einer Weiterbildungsvereinbarung nicht faktisch ausgehebelt oder übermässig eingeschränkt werden. Deshalb müssen Rückerstattungsverpflichtungen angemessen eingegrenzt sein. Das bedeutet erstens, dass stets eine zeitliche Beschränkung vorzusehen ist. Im Allgemeinen darf die Bindungsdauer gemäss Lehre und Rechtsprechung nicht über 3 Jahre hinausgehen. Zweitens wird verbreitet gefordert, dass sich der zurückzahlende Betrag über die Bindungsdauer hinweg reduzieren muss. Mit einer solchen degressiven Ausgestaltung wird der Tatsache Rechnung getragen, dass die Arbeitgeberin mit zunehmender Verbleibdauer des weitergebildeten Mitarbeitenden auch bereits zunehmend am Weiterbildungserfolg partizipieren konnte.

Rückzahlungsvereinbarungen für vorzeitigen Abbruch oder Nichtbestehen der Weiterbildung

Bisweilen wird nicht nur eine Rückzahlungsverpflichtung bei Kündigung, sondern auch für den Fall vereinbart, dass der Arbeitnehmende die Weiterbildung vorzeitig abbricht oder nicht besteht. Mit Ausnahme von Konstellationen, in denen die Arbeitgeberin den Misserfolg des Arbeitnehmers zu vertreten hat, etwa weil sie eine sorgfältige Vorbereitung verunmöglicht hat, sind solche Regelungen grundsätzlich zulässig (vgl. in der Literatur etwa: Emmel, OR 327-327c N 2; Streiff/von Kaenel/Rudolph, OR 327a N 7).

Rückzahlung klar, angemessen beschränkt und abgestuft regeln

Zusammenfassend ist somit eine Rückzahlungsvereinbarung nur, aber immerhin dann verbindlich und durchsetzbar, wenn sie einerseits angemessen beschränkt ist und andererseits die Beendigung des Vertragsverhältnisses der Sphäre des Mitarbeitenden zuzuschreiben ist.

Für Arbeitgeberinnen empfiehlt es sich vor diesem Hintergrund, mit ihren Mitarbeitenden stets klare vertragliche Regelungen hinsichtlich der Rückzahlungsverpflichtung zu treffen und diese in einer Weiterbildungsvereinbarung schriftlich festzuhalten. Die betreffenden Bestimmungen sind dabei angemessen (auf maximal 3 Jahre) zu beschränken und sinnvoll abzustufen. So können Differenzen insbesondere bei der Auflösung des Arbeitsverhältnisses wirksam vorgebeugt und teure Streitigkeiten vermieden werden.

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