Von Dr. Michael Faske

Reisekosten- und Spesenbetrug kostet Unternehmen viel Geld

Der Betrug mit Reisekosten und Spesen ist in Unternehmen weit verbreitet. Allerdings ist diese Art von Betrug eine der am häufigsten übersehenen Betrugsarten, obwohl sie zu finanziellen Verlusten in enormer Höhe führen kann, steht im Fraud-Newsletter von EY, der sich ausführlich mit dieser Thematik auseinandersetzt. Laut einer im Newsletter zitierten ACFE-Studie von 2016 reichen die Fälle von einigen wenigen Dollar für nicht arbeitsbezogene Mahlzeiten bis hin zu Hunderttausenden von Dollar, die durch systematische Betrügereien über mehrere Jahre angesammelt werden. Durch diese Art von Betrug werden Unternehmen jedes Jahr Milliarden von Dollar entzogen.

Hauptproblem sind fehlende Richtlinien oder mangelnde Kenntnis der Reglemente. Die Spesenreglemente der meisten Unternehmen sind vage beschrieben und manchmal findet sich der einzige Hinweis auf die Richtlinie als eine Art Randnotiz im Mitarbeiterhandbuch. Und 55 Prozent der Mitarbeitenden, die Ausgaben geltend machen, haben keine genaue Kenntnis schriftlicher Spesenrichtlinien der Unternehmen, selbst wenn eine solche Richtlinie existiert. Statt konkret auf Kostenkontrolle oder Betrugsprävention zu achten, entsprechen die meisten Reisekostenerstattungsrichtlinien ausschliesslich den Anforderungen des Rechnungsprüfungs- und Steuerrechts. Extrem schwache Kontrollmechanismen sind die Folge davon.

Am häufigsten betrügen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, indem sie fiktive Ausgaben geltend machen oder die tatsächlichen Betriebsausgaben zu hoch veranschlagen. Um dies zu verhindern, gibt es mehrere Möglichkeiten, verbesserte Kontrollmechanismen im Unternehmen zu implementieren. Stellen Sie beispielsweise eine Reisekosten- und Spesenrichtlinie auf, die Einzelheiten zu verbotenen Aktivitäten und Ausgaben enthält oder setzen Sie sinnvolle Genehmigungsverfahren für Spesenabrechnungen um. Eine regelmässige Kontrolle interner Kostenabrechnungen hilft zudem, Fehlverhalten und Richtlinienverstösse frühzeitig zu entdecken.

Neue technologische Entwicklungen unterstützen und automatisieren die Massnahmen zur internen Überwachung und Kontrolle zusätzlich. Dank dieser Entwicklungen und wegen zunehmender Vorfälle und Betrugsarten, kommt die forensische Datenanalyse (FDA) häufiger zum Einsatz. Maschinelle Lernalgorithmen der forensischen Datenanalyse erkennen und verhindern Ausgabenbetrug. Mit geringem manuellem Aufwand werden derartige Algorithmen auf neue Daten appliziert, um Verhaltensmuster zu erkennen. Das Programm kann ausserdem lernen, Anomalien in den Mustern zu erkennen, darunter auch Betrugsmuster, die Menschen andernfalls übersehen würden. Richtlinien in Kombination mit einem automatisierten Ausgabenmanagementsystem können die Risiken drastisch reduzieren, dass Ihr Unternehmen wegen betrügerischer Spesenabrechnungen Geld verliert.

Über den Autor

Autor: Dr. Michael Faske

Dr. Michael Faske ist Partner bei Deloitte AG Schweiz im Bereich Forensic Services. Er hat langjährige Berufserfahrungen in den Bereichen Fraud Investigations, mit Schwerpunkt in den Branchen Finanzdienstleistungen und Pharmazeutik; weitreichende Erfahrung bei der Beurteilung von Compliance, Risk Management, internem Kontrollsystem und Audit-Aktivitäten sowie mit Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptions-Programmen.