Die Schweizer Verwaltung auf dem (steinigen) Weg der Digitalisierung

Bei der Digitalisierung der Verwaltung liegt die Schweiz weit zurück. Warum tut sich der Staat mit der digitalen Transformation so schwer und wie kann er den Veränderungen begegnen? Ein Gastbeitrag von Carlo Dietiker, bis 2017 Vizedirektor beim Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT.

DIGITAL (GETEILTE) SCHWEIZ

Die Schweizer Wirtschaft ist dabei, sich eine globale Spitzenposition in der zukunftswichtigen digitalen Welt aufzubauen. Sie mischt vorne mit in der Speicherung von Daten, dem «Crypto Valley» mit der global konzentriertesten Menge an «Initial Coin Offerings (ICO)», einer abhebenden Blockchain-Szene und einer zunehmenden Nachfrage nach Schweizer IT-Dienstleistungen aus dem Ausland.

Doch was macht die Verwaltung? Sie hinkt der Digitalisierung, aufgrund föderaler Strukturen und damit einhergehenden fehlenden zentralen Steuerung, stark hinterher.

In der UN E-Government Survey 2016 landete die Schweiz gerade mal auf dem 28. Platz. Grossbritannien und Japan führen die Rangliste an.

UNKOORDINIERTE DIGITALE VERWALTUNG 

Heute gestaltet jedes Departement und Amt (Bund und Kantone) die Digitalisierung eigenständig, unkoordiniert und aus seiner Innensicht heraus. Die Bürgerinnen und Bürger sowie die Wirtschaft sehen sich daher mit einer Vielzahl von digitalen Insel-Lösungen konfrontiert.

Gleiche oder ähnliche Prozesse wie etwa die Grundbuchtransaktionen oder die Steuerdeklarationen sind mehrfach umgesetzt. Die Produktivität der Prozesse fallen dabei sehr unterschiedlich aus und die Kosten sind entsprechend hoch. Auch gibt es keinen einheitlichen Zugriff auf die Daten und kaum Instrumente zum Analysieren.

«Single-sign-ons» über alle Verwaltungsbereiche oder zentrale E-Identitäten gibt es nicht. Ein Customer- respektive ein Human Centered-Ansatz, wie ihn andere Länder verfolgen, fehlt völlig.

Estland und Grossbritannien machen es vor

Eine zentral geführte und koordinierte Digitalisierung der Verwaltung, wie es beispielsweise das britische Cabinet Office mit dem gov.uk Portal oder Estland mit e-estonia seit Jahren vormachen, bergen viel Potenzial. So auch der Einsatz zukunftsträchtiger Technologien, wie etwa Blockchains.

ERKENNTNISSE ZUM STAND DER DIGITALEN VERWALTUNG

• Mindset: Die Wichtigkeit der Digitalisierung ist in der Verwaltung noch nicht ausreichend verstanden. Die Digitalisierung ist demzufolge in der Verwaltung auf höchster Ebene bewusst zu machen und zu verankern und mit einem breiten Change-Management zu fördern.
• Wissen: Die Verwaltung verfügt nicht über das notwendige Wissen. Die Digitalisierungs-Bestrebungen sind daher zu wenig verstanden oder akzeptiert und die notwendige Unterstützung fehlt.
• Strategie: Obwohl seit Jahren eine E-Government Strategie auf Stufe Bund, Kantone und Gemeinde existiert, ist die Wirkung zur Erreichung des Leitbildes und der Strategieziele ungenügend, da föderale Strukturen einer zentralen Steuerung entgegenwirken. Die aktuellen strategischen Ziele der E-Government Strategie sind sehr allgemein gefasst und beinhalten kaum konkrete und verbindliche Ziele.
• Organisation: Eine zentrale Steuerung und Top-down Koordination kann die Digitalisierung der Verwaltung beschleunigen. Ohne eine zentral gesteuerte und verteilt getragene Rolle wird das Potenzial einer offenen, vernetzten und agilen Verwaltung nicht zeitnah realisiert werden können.

CENTRAL DIGITAL OFFICE (CDO) ALS LÖSUNGSANSATZ

Damit die Schweizer Verwaltung digital mithalten kann, muss noch einiges passieren. Die Schaffung eines Central Digital Office beispielsweise als Staatssekretariat für Digitalisierung, mit einem Chief Digital Officer, könnte der digitalen Transformation den benötigten Schub verleihen. Namhafte Politiker befürworten eine solche Stossrichtung, wie die «NZZ» im Artikel Die Schweiz braucht eine «Ms. Digital» oder einen «Mr. Digital» schreibt.

Die Schaffung eines Central Digital Office mit einem Chief Digital Officer, könnte der digitalen Transformation den benötigten Schub verleihen.

Mit dem Etablieren eines Bundes-CDO und dem Erweitern der bestehenden CIO-Rollen der Departemente und Kantone soll eine effiziente und kundennahe digitale Verwaltung gefördert werden.

Die digitale Transformation der Verwaltungen in der Schweiz ist eine der grossen Herausforderungen der nächsten Jahren. Nachfolgend eine mögliche Vorgehensweise:

IN FÜNF SCHRITTEN ZUR DIGITALEN VERWALTUNG

1. Schaffen eines Central Digital Office auf Stufe Bund, mit entsprechenden Kompetenzen.
2. Erarbeiten einer schweizweiten Digitalisierungsstrategie für die Verwaltung (Rahmen, Regel, usw.), welche die Kantone miteinbezieht.
3. Digitalisierungs-Awareness und Know-how bei Kader und Mitarbeitenden besser etablieren .
4. Methoden, Handwerk und Mindset der digitalen Innovation fördern (beispielsweise Human Centered Design) und entsprechend in die Ziele und Ausbildungsmassnahmen der Verwaltungen aufnehmen.
5. Organisationsentwicklung fördern mit digitalen Ansätzen. Ausbildung und Umsetzung von interdisziplinären, vernetzten und agil orchestrierten Teams dürfte zielführender sein. Diese sollen primär innerhalb der Bundes- respektive auf Kantonsstufe agieren und dort wo Synergien identifiziert sind, auch stufenübergreifend.