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Dein IT-Projekt: So holst du den Fachbereich an Bord

Dein IT-Projekt: So holst du den Fachbereich an Bord
Veranstalte einen Workshop mit den Stakeholdern aus dem Fachbereich. So schaffst du eine ideale Grundlage für den weiteren Projektverlauf (Bildquelle: Unsplash).

In IT-Projekten ist die gelungene Kommunikation zwischen Mitarbeitenden aus dem Fachbereich und der Informatik der Schlüssel zum Erfolg. Die beiden Welten verstehen sich nicht immer auf Anhieb. Diese vier Modelle und ein Praxisbeispiel helfen, eine ideale Ausgangslage zu schaffen.

Von Ruben Antenen, Teilnehmer des CAS Requirements Engineering

Stell dir vor, du arbeitest als Informatiker oder Informatikerin in einem Industriebetrieb. Deine Spezialität ist die Enterprise Application Integration (EAI). Du verbindest also Applikationen innerhalb und ausserhalb der Firma miteinander, damit diese automatisch Daten austauschen. Das verringert Medienbrüche und beschleunigt Prozesse, die mehrere Systeme umfassen.

Kommunikation über fachliche und betriebliche Grenzen hinweg ist zentral wichtig für den Projekterfolg, aber anspruchsvoll. Ruben Antenen zeigt auf, wie mithilfe der im CAS RQE vermittelten Modelle ein gemeinsames Verständnis unter den Beteiligten erreicht werden kann.

Kommentar des Programmleiters Martin Jud zu diesem Blogbeitrag aus dem CAS Requirements Engineering (RQE)

Nun erhältst du den Auftrag, das Enterprise-Resource-Planning (ERP) in deiner Firma mit einem Paketdienstleister zu verbinden. Die Versandaufträge sollen in Zukunft direkt aus dem ERP aufgegeben werden. Technisch hast du die Schnittstelle im Griff. Es fehlen dir aber noch die folgenden Informationen:

  • Welche Rolle spielt die Schnittstelle im Geschäftsprozess?
  • Wie hängen die Systeme voneinander ab?
  • Ändert sich der Gesamtprozess und, wenn ja,wie?

Okay, und wie gehst du diese Aufgabe nun am besten an?

Mit diesen vier Schritten sorgst du für eine ideale Ausgangslage

1. Lerne deine Kundinnen und Kunden kennen

Als erstes musst du den Prozess «Paketversand» besser verstehen. Dafür organisierst du einen Workshop mit den Stakeholdern aus dem Fachbereich. So lernst du deine Kundinnen und Kunden kennen und stellst einen persönlichen Kontakt zu ihnen her. Das fördert die Kommunikation und den Teamgeist, was für den weiteren Projektverlauf essenziell ist.

2. Verstehe das System und den Kontext

Im Workshop betrachtet ihr den Geschäftsprozess im Kontext der Schnittstelle. Ihr schaut gemeinsam das zu bauende «System» an. Dieses unterteilt  ihr in drei Phasen:

  1. Brainstorming: Der Fachbereich erklärt dir den Paketversand und ihr schreibt Stichworte auf Klebezettel.
  2. Kategorisieren: Ihr teilt die Klebezettel in Personen, Prozesse, Nachrichten, Material und Systeme auf.
  3. Priorisieren: Ihr ordnet die Klebezettel dem System oder dem Systemumfeld zu. Was übrig bleibt, ist nicht wichtig für die Aufgabe.

Das wiederholt ihr, bis ihr zu einem Endresultat gelangt, mit dem alle einverstanden sind.

Ein Beispiel aus der Praxis, dem alle Beteiligten zustimmen: So sieht das Endresultat eines Workshops zur Systemabgrenzung Paketversand aus. (Quelle: Ruben Antenen)

Erstelle ein Glossar. Damit schaffst du die Grundlage für eine gemeinsame Sprache.

3. Visualisiere die Systemumgebung

Im Workshop verwendet ihr Fachbegriffe aus dem Fachbereich und der Informatik, die für die Teilnehmenden neu sind. Diese Begriffe erklärt ihr zunächst und erfasst sie in einem Glossar, das allen Teilnehmenden zugänglich ist. Damit schafft ihr die Grundlage für eine gemeinsame Sprache.

Mit den Informationen aus dem Workshop erstellst du ein Kontextdiagramm. Dieses eignet sich gut für die Systemintegration, weil es sichtbar macht, wie die Akteurinnen und Akteure Nachrichten mit dem System austauschen.

Die Flughöhe des Modells ist der Prozess «Paketversand Inland», weil für den Fachbereich der Gesamtprozess wichtig ist. Die Schnittstelle wird einen Teil dieser Nachrichtenflüsse automatisieren. Die involvierten Systeme zeichnest du nicht explizit ein, damit das Modell für deine Kundinnen und Kunden leicht verständlich ist.

Diese Modelle vermitteln eine gemeinsame Sicht der Dinge.

Das Kontextdiagramm validierst du mit dem Fachbereich und passt es wo notwendig an.

Ein Kontextdiagramm macht sichtbar, wie die Akteure Nachrichten mit dem System austauschen (Quelle: Ruben Antenen)

4. Modelliere den Geschäftsprozess

Jetzt modellierst du den Geschäftsprozess. Du erstellst ein UML-Sequenzdiagramm und zeichnest die Akteure (Personen und Systeme), die Nachrichten und den Ablauf des Prozesses auf. Die Informationen werden dir im Projekt nützen, wenn du die Schnittstellentests und die Trainings planst.

Aus dem Modell geht hervor, wo sich die Schnittstelle im Prozess befindet: an dem Ort, an dem die zwei Systeme Nachrichten miteinander austauschen.

Dieses Diagramm validierst du ebenfalls mit dem Fachbereich.

Ein UML-Sequenzdiagramm zeigt den Ort an, an dem die zwei Systeme Nachrichten miteinander austauschen. (Quelle: Ruben Antenen).

Das hast du nun davon

Dein Vorgehen legt die Grundlage für die gelungene Kommunikation mit deinen Kundinnen und Kunden:

  1. Alle Projektmitglieder kommunizieren miteinander.
  2. Der Fachbereich und die Informatik sprechen eine gemeinsame Sprache.
  3. Die Modelle vermitteln eine gemeinsame Sicht der Dinge.

Die Ausgangslage für den Projekterfolg stimmt.

Frage in die Runde: Wie bringst du unterschiedliche Teams und Bedürfnisse zusammen? Was nützt, was schadet?

Veröffentlicht am 10.9.2021

Ruben Antenen
Ruben Antenen

Setzt die Theorie aus dem CAS in die Praxis um: Ruben Antenen ist Application Manager EAI bei der Leister AG in Sarnen OW und bloggt aus dem Unterricht des CAS Requirements Engineering. Sein Blogbeitrag basiert auf einem Fall aus seiner Berufspraxis. Die Modelle und Methoden, die er im CAS in der Theorie kennengelernt hat, konnte er für diesen Fall in der Praxis konkret nutzen und erfolgreich anwenden.

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