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Requirements Engineers sind Weltenbummler

Requirements Engineers sind Weltenbummler
Requirements Engineers reisen durch die Welten der verschiedenen Anspruchsgruppen (Bild: Pixabay).

By Beda Kohler aus dem CAS Requirements Engineering  

Wer im Anforderungsmanagement tätig ist, stösst auf die Interessen unterschiedlicher Anspruchsgruppen. Das Zusammenbringen dieser Welten kann zu Spannungen und Missverständnissen führen. Sorgen Sie vor, indem Sie in der Rolle des Weltenbummlers deren Welten erforschen, klare Ziele definieren und diese einvernehmlich erreichen.

Requirements Engineering umfasst das Ermitteln, Dokumentieren, Verwalten und Prüfen von Anforderungen. Dabei besucht der Requirements Engineer die verschiedenen Welten der Anspruchsgruppen und analysiert deren Bedürfnisse. Für den optimalen Umgang damit bringt er oder sie das notwendige Know-how mit.

In meiner Doppelrolle als IT-Projektleiter und Requirements Engineer übernehme ich Methoden aus dem Requirements Engineering und wende diese auf mein Arbeitsumfeld angepasst an. Dabei habe ich festgestellt, dass sich die Tätigkeitsfelder der verschiedenen Anspruchsgruppen um ein beliebiges Produkt nicht nur in der Tätigkeit, sondern auch in der Sprache unterscheiden. Die verschiedenen Gruppen leben bildlich gesehen in verschiedenen Welten. Sie wissen meist, was sie wollen, aber oft nicht was genau.

Das kann zu Missverständnissen zwischen Anspruchsgruppen führen und sich zum «Krieg der Welten» zuspitzen. Mögliche Folgen: ein nicht oder nur teilweise akzeptiertes Projektergebnis. Darum ist es wichtig, Spannungen zwischen Anspruchsgruppen vorzubeugen oder zu mindern. Die nachfolgenden Aspekte haben sich in meinem Arbeitsalltag als besonders wertvoll erwiesen.

Frühzeitig gegen Missverständnisse und Spannungen vorbeugen:  

  • Definieren Sie gemeinsam mit den Vertreterinnen und Vertretern der Anspruchsgruppen deren Vision und Ziele.
  • Lernen Sie die Welten der Anspruchsgruppen kennen und zu verstehen.
  • Bilden Sie eine produktbezogene Begleitgruppe.

Mit diesem Vorgehen legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit wichtigen Anspruchsgruppen.

Ziele definieren und an Flughöhe gewinnen

Zu Beginn ist es anspruchsvoll, bei der Formulierung von Bedürfnissen die richtige «Flughöhe» zu finden. Werden Wünsche und Bedürfnisse an mich herangetragen, geschieht dies oft auf einer zu tiefen Ebene. Noch fehlt der Blick auf das grosse Ganze. Wenn die Beteiligten ihre Bedürfnisse auf dieser Ebene formulieren, lassen sie noch zu viel Raum für Interpretation. Daher frage ich immer nach, welches Ziel sie mit dem Vorhaben erreichen wollen. Gemeinsam erarbeiten wir dann eine Zieldefinition.

Damit schaffen die Business-Bereiche und ich gemeinsam die Grundlage für die weitere Präzisierung. Es gibt Fälle, bei denen ich bei der Definition mehrere Ziele erkennen kann. Da lohnt es sich, eine umfassende Vision zu formulieren. Hierfür eignet sich die Methode des Elevator Pitch besonders gut.

Die Welten verstehen

So verschieden die Tätigkeiten der verschiedenen Anspruchsgruppen sind, so sind es auch ihre Anforderungen an eine Lösung. Damit ich als Requirements Engineer mit technischem Hintergrund die Anforderungen in der erforderlichen Qualität formulieren kann, muss ich deren Inhalt verstehen. Also tauche ich ein in die Welten verschiedener Anspruchsgruppen. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen:

  • Ist es möglich, einen halben oder ganzen Tag die Position einer Vertreterin oder eines Vertreters wichtiger Anspruchsgruppen einzunehmen und ihre oder seine Arbeit auszuführen? Bei meinem derzeitigen Arbeitgeber (Stiftung Brändi) ist diese Art von Austausch über alle Geschäftsbereiche hinweg nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich erwünscht. Wir nennen dies «Seitenwechsel». «Apprenticing» ist der fachliche Begriff für diese Beobachtungstechnik.
  • Man kann auch via klassisches Dokumentenstudium und Systemarchäologie die Prozesse der Anspruchsgruppen zu verstehen versuchen. So mache ich mir jeweils ein Bild über ihre Tätigkeiten.
  • Das Dokumentenstudium sollte jedoch unbedingt in Kombination mit dem Austausch mit betroffenen Anspruchsgruppen geschehen. Denn Dokumente allein können nicht gewährleisten, dass auch tatsächlich nach der dokumentierten Vorgehensweise gearbeitet wird. Menschen, die eine Arbeit mehrfach wiederholen, führen diese nach einer Weile auswendig aus. In vielen Fällen haben sie für sich selber Wege gefunden, um den Prozess zu vereinfachen. Sie weichen schliesslich von der Beschreibung ab, oft ohne sich dessen bewusst zu sein.

Begleitgruppe bilden

Nachdem wir die Bedürfnisse in einem Software-Projekt umgesetzt haben, unterliegt dieses der Dynamik seines Umfeldes. In den Geschäftsbereichen werden neue Bedürfnisse entstehen und die Wichtigkeit der bestehenden Bedürfnisse wird sich verändern. Bei Software mit mehreren wichtigen Anspruchsgruppen lohnt es sich daher, eine Begleitgruppe zu bilden. Diese können wir im Sinne von IT-Service-Management als Change Advisory Board betrachten. Die Begleitgruppe trifft sich jeweils, nachdem neue Entwicklungen implementiert wurden. Je nach Bedarf kommt sie auch zusammen, wenn zum Beispiel eine umgesetzte Entwicklung präsentiert werden soll. Die Gruppe bespricht dann die Liste der Anforderungen, priorisiert die einzelnen Punkte neu und legt damit den weiteren Verlauf der Reise fest.

Mit dem alleinigen Einsatz der erwähnten Massnahmen kratzen wir lediglich an der Oberfläche des Requirements Engineerings. Wer bisher jedoch ohne spezifischen Methodeneinsatz mit Anforderungen umgeht, kann mit diesen einfachen Hinweisen und Werkzeugen bereits massgebende Pfeiler einschlagen und eine bedeutende Steigerung der Qualität erreichen.

Weiterführende Literatur:

Klaus Pohl, Chris Rupp: Basiswissen Requirements Engineering, 2015, ISBN 978-3-86490-283-3, Dpunkt Verlag.

Chris Rupp, Die Sophisten: Requirements-Engineering und -Management, 2014, ISBN 978-3-446-43893-4, Carl Hanser Verlag.

Beda Kohler
Beda Kohler

In IT Projekten als Weltenbummler tätig: Beda Kohler bloggt für unseren Weiterbildungs-Blog aus dem Unterricht des CAS Requirements Engineering. Er ist derzeit noch IT-Projektleiter und stellvertretender betrieblicher Datenschutzberater bei der Stiftung Brändi. Ab Januar 2021 wird er als Projektleiter Datenschutz & Privacy bei der Amag  in Cham tätig sein. Ihn fasziniert der individuelle Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen. Nebst seinen Aus- und Weiterbildungen in den Bereichen Projektmanagement und Requirements Engineering hat er sein Know-how in Datenschutzthemen durch unseren Studiengang CAS Data Privacy Officer ausgebaut und bloggte dafür auch über das Thema «Projektmanagement unter den Anforderungen des Datenschutzes».

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