Stärken Sie das Mitdenken und Mitmachen online

Autor*innen: Dominik Godat & Elfie Czerny

Hören Ihre Mitarbeitenden in online Meetings nur zu oder denken und machen sie aktiv mit? Dies hängt sehr stark von der Art ab, wie Sie das Treffen gestalten. Mit diesen drei Formaten stärken Sie das Mitdenken und Mitmachen online.

Nach den neusten Entwicklungen rund um Covid zeichnet es sich ab, dass wir auch im 2021 vermehrt online arbeiten. Trotz der Aussicht auf eine mittelfristige Verbesserung, werden Videokonferenzen, online Meetings, virtuelle Treffen und dergleichen auch in diesem Jahr im Zentrum der Teamzusammenarbeit stehen.

Das letzte Jahr war vielfach geprägt durch das Kennenlernen der entsprechenden online Tools. Viele mussten von einem Tag auf den anderen umstellen. Homeoffice wurde grossteils Realität. Wir mussten die Grundlagen des virtuellen Zusammenarbeitens sehr schnell erlernen.

Die technische Basis wurde im 2020 gelegt. Im 2021 bietet sich nun die Gelegenheit auf dieser Basis aufzubauen und uns spezifisch mit der inhaltlichen Gestaltung erfolgreicher online Zusammenarbeit auseinander zu setzen.

Vom Zuhören und Reinreden zum Mitdenken und Mitmachen!

Wie gestalten Sie Ihre online Treffen? Welche Formate wenden Sie an, um das Potenzial aller zu nutzen? Wie binden Sie Ihre Mitarbeitenden ein?

Wir erleben vielfach zwei Formate in online Sitzungen: 1.) Vorwiegend eine Person präsentiert respektive spricht und die anderen hören zu. 2.) Die Sitzungsteilnehmenden diskutieren. Diese beiden Formate werden häufig eingesetzt, obwohl sie das Potenzial der Gruppe nur bedingt nutzen. Die Energie der Sitzungsteilnehmenden sinkt oft merklich, wenn sie lange zuhören müssen. Und da sich nicht alle äussern (können), gehen vielfach Gedanken und Ideen verloren.

«Bei Diskussionen können sich doch alle äussern.», werden Sie nun vielleicht einwenden. Dies ist theoretisch der Fall. In der Praxis hängt das jedoch sehr stark von einer guten Moderation der Diskussion ab. Oft äussern sich in Diskussionen nur wenige, während andere stumm bleiben. Und dies nicht, weil sich die Mitarbeitenden prinzipiell nicht äussern wollen, sondern weil das Format «Diskussion» diejenigen fördert, die schnell denken respektive reagieren, sich rasch äussern und sich für ihre Ideen einsetzen. Wenn Sie die Stimmen aller hören und einbinden wollen, dann brauchen Sie Formate, die dies fördern.

Drei Formate, die das Mitdenken und Mitmachen aller fördern

Während wir im Artikel «7 online Tools für interaktivere Meetings» beschrieben haben, welche online Tools wir wie anwenden, um virtuelle Sitzungen interaktiver zu gestalten, fokussieren wir hier auf drei bewährte Formate, die das Mitdenken und Mitmachen aller fördern.

1. Produktives Denken mit Denkrunden

Fördern Sie produktives Denken. Nancy Kline beschreibt in ihrem Buch «Time to Think»^[1], welche Voraussetzungen produktives Denken fördern. Wie der Titel des Buches bereits verrät, ist das zentrale Element die ungestörte Zeit zum Denken. Während eine Person zu einem Thema ihre Gedanken formuliert, hören die anderen Sitzungsteilnehmenden mit voller Aufmerksamkeit zu. Anschliessend ist die nächste Person mit Denken an der Reihe.

Jeder Person steht der gleiche zeitliche Raum zur Verfügung. Dadurch erleben wir es oft, dass Personen auf den Gedanken der anderen Personen aufbauen.

So führen wir Denkrunden durch:

• Denkrunden mit Zeitbeschränkung: Wir formulieren als Erstes eine Frage, über die wir alle laut nachdenken, z.B. «Was könnte eine guter nächster Schritt sein?» oder «Was funktioniert im Projekt XY gut?» Danach erhalten alle Sitzungsteilnehmenden einzeln reihum die gleiche Zeit, z.B. 5 Minuten, um ihre Gedanken zu formulieren. Erfahrungsgemäss lohnt es sich, im Vorfeld die Reihenfolge zu definieren. Während die erste Person über die Frage laut nachdenkt, hören die anderen Teilnehmenden mit voller Aufmerksamkeit zu. Wenn die Person weniger als 5 Minuten benötigt, dann warten alle in Stille, bis die 5 Minuten um sind. Dies führt oft dazu, dass der Person weitere (oft wertvolle) Gedanken in den Sinn kommen. Nach Ablauf der Zeit beginnt die nächste Person mit Denken und die anderen hören zu. Dies wird solange wiederholt, bis alle mit Denken dran waren. Wir führen vielfach mehrere aufeinanderfolgende Denkrunden mit unterschiedlichen Denkzeiten durch, z.B. die ersten zwei Runden mit jeweils 5 Minuten, dann die Abschlussrunde mit jeweils 2 Minuten.
• Denkrunden ohne Zeitbeschränkung: Auch hier formulieren wir zuerst eine Frage, über die wir alle laut nachdenken. Anstelle einer Zeitbeschränkung erhält jede Person soviel Zeit, wie sie benötigt, um darüber laut nachzudenken. Sobald sie mit Denken fertig ist, übergibt sie der nächsten Person. Dies wird solange wiederholt, bis alle mit Denken dran waren. Auch hier kann es sich lohnen, mehrere Runden durchzuführen.

Denkrunden fördern sowohl das Mitdenken aller als auch das Aufbauen auf den Gedanken der anderen. So entstehen vielfach gemeinsame Ideen, die alle relevanten Aspekte beinhalten. Zudem hören sich die Sitzungsteilnehmenden auch im weiteren Verlauf der Sitzung oft besser zu und bauen auf den Elementen der anderen auf. Und da alle reihum drankommen und sich auf die Antworten der anderen beziehen, bleibt die Aufmerksamkeit und Energie meist die ganze Zeit hoch.

2. Gegenseitiges Fragen mit Frage Ping-Pong

Fragen Sie sich gegenseitig. Frage Ping-Pong setzt ebenfalls darauf, dass alle zu Wort kommen und sich gegenseitig aufmerksam zuhören. Bei Denkrunden steht eine Frage im Zentrum, über die alle nachdenken. Im Vergleich dazu werden den Sitzungsteilnehmenden beim Frage Ping-Pong jeweils andere Fragen «zugespielt».

So wenden wir Frage Ping-Pong an:

• Frage Ping-Pong mit definierten Fragen: Auch hier formulieren wir zuerst Fragen, denen wir nachgehen wollen. Diese notieren wir im Chat für alle sichtbar. Wir formulieren meist 5 Fragen, wie z.B. «Was funktioniert in unserer Zusammenarbeit gut?», «Welche Wirkung erhoffen wir uns aus unserem Tun?», «Woran würden unsere Kunden dies merken?», «Was von dem, was wir in der Vergangenheit gemacht haben, könnte hier nützlich sein?» oder «Was könnte ein guter nächster Schritt sein?». Zum Start spielt die Person, die die Sitzung leitet, einer Person eine der formulierten Fragen zu. Die Person findet auf diese Frage mindestens 5 Antworten. Anschliessend spielt diese Person einer nächsten Person eine der formulierten Fragen zu. Dies geht solange bis alle mindestens eine Frage beantwortet haben.
• Frage Ping-Pong ohne definierte Fragen: Die Person, die die Sitzung leitet, spielt einer Person eine Frage zu, deren Antworten sie interessieren würde. Die Person findet auf diese Frage mindestens 5 Antworten. Anschliessend spielt diese Person einer nächsten Person eine andere Frage zu, die sie interessiert. Dies geht solange bis alle mindestens eine Frage beantwortet haben. Diese Variante stellt eine grössere Herausforderung dar, da sich die Sitzungsteilnehmenden nicht nur Antworten überlegen, sondern direkt im Anschluss auch eine Frage formulieren müssen.

Frage Ping-Pong macht Spass und lockert auf. Durch das gegenseitige Befragen bleibt die Konzentration oft während der gesamten Zeit hoch. Zudem wird auch im weiteren Verlauf des Meetings Fragen anstatt Sagen gefördert.

3. Nützliches Verstärken mit Highlight-Momenten

Zeigen Sie, was wirkungsvoll ist. Während bei Denkrunden und Frage Ping-Pong alle Sitzungsteilnehmenden gleichberechtigt verbal zu Wort kommen, werden hier die Momente sichtbar verstärkt, die für die Sitzungsteilnehmenden relevant sind. Dies fördert die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden und macht Nützliches sichtbar.

So funktionieren Highlight-Momente:

• Highlight-Zettel: Alle Sitzungsteilnehmenden notieren sich zu Beginn der Sitzung auf einzelnen Zetteln oder Post-its Worte wie «Wow», «Danke», «Highlight», «AHA», um Wow-Momente, Dankbarkeit, Highlights, AHA-Erlebnisse etc. in der Sitzung zum Ausdruck zu bringen. Alle Sitzungsteilnehmenden werden aufgefordert, im Videokonferenzprogramm die Galerie-Ansicht einzustellen, so dass sich die Sitzungsteilnehmenden gegenseitig sehen können. Während der Sitzung halten die Teilnehmenden immer dann den passenden Zettel in die Kamera, wenn etwas besonders Nützliches geschehen ist. Dies verstärkt das Gesagte. Und es gibt die Möglichkeit, nachzufragen und mehr über diesen wirkungsvollen Moment zu erfahren.
• Highlight-Gegenstände: Anstatt Zettel nehmen die Sitzungsteilnehmenden 5 kleine Gegenstände zur Hand, z.B. 5 Stifte, 5 Büroklammern, 5 kleine Zettel etc. Sie platzieren diese auf der einen Seite ihres Bildschirmes. Während der Sitzung legen die Sitzungsteilnehmenden, immer dann, wenn etwas besonders Nützliches geschieht oder gesagt wird, für alle sichtbar, einen der 5 Gegenstände von einer Seite auf die andere Seite des Bildschirms. Wenn es passt, fragen wir nach, was am Gesagten hilfreich ist und machen so nützliches sichtbar. Und wir machen jeweils eine Abschlussrunde, in der jede Person (nochmals) etwas über die 5 Highlight-Momente sagt.

Highlight-Momente betonen Nützliches und erhöhen die Energie in der Sitzung. Das Gegenseitige Verstärken von nützlichen Beiträgen wird vielfach als wertschätzend wahrgenommen. Zudem fördert es, dass von dem, was funktioniert, mehr gemacht wird.

Welche online Formate wenden Sie an? Teilen Sie Ihre Entdeckungen mit uns in den Kommentaren unten!

Elfie Czerny und Dominik Godat führen das Zentrum für Lösungsfokussierte Gesprächsführung und leiten den Fachkurs Lösungsfokussierte Führung  an der Hochschule Luzern. Aufgrund ihrer vielfältigen Erfahrungen fungieren sie als online Beratende für die Weiterbildungen des Instituts für Betriebs- und Regionalökonomie.

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^[1] Kline, Nancy (2002). Time to Think. Listening to Ignite the Human. London: Cassell.