So profitiert ein Hilfswerk von der Cloud

Von Stephan Posti, Teilnehmer des CAS Cloud and Platform Manager

Wie können sich kleine Organisationen günstig und sicher in einer Cloud organisieren? Das Schweizer Kinderhilfswerk SOSNachbar fand mit der freien Software von Nextcloud eine ideale Cloud- und Kollaborations-Lösung. Sie ist auch für Nutzende ohne IT-Infrastruktur und Erfahrung einfach bedienbar.

Der Verein SOS Nachbar ist ein kleines Schweizer Hilfswerk. Es unterstützt bedürftige Kinder und Familien in Moldawien. Dafür arbeitet es eng mit lokalen Helfern und Helferinnen zusammen.

Was in Unternehmen durch die IT-Abteilungen gezielt gesteuert wird, ist für Organisationen ohne IT-Infrastruktur ein wahrer Segen: Cloud-Lösungen, die unabhängig von Endgeräten alles mitbringen, um rasch und einfach digital zu kollaborieren.

Programmleiter Oliver Gilbert zu diesem Blogbeitrag aus dem CAS Cloud and Platform Manager               

Papierflut, veraltete Verwaltung, mangelnde Digitalisierung

Bislang übergaben diese moldawischen Vertrauensleute ihre Papier-Belege von Hand an das Hilfswerk. Es war ihnen nicht möglich, Belege vor Ort einzuscannen. Die Vertrauenspersonen verfügen zudem über keine Informatikkenntnisse. Sie haben keine Laptops – und nur wenig Verständnis für «Papierkram».

Da die moldawische Post unzuverlässig arbeitet, brachte jeweils ein Vereinsmitglied Belege und Quittungen persönlich in die Schweiz. Seit das Nachbarland Ukraine im Krieg ist, hat das Hilfswerk seine Hilfsaktionen in Moldawien verdoppelt.

Günstige Open-Source-Lösung entlastet das Hilfswerk

Diese papierbasierte Administration wurde zunehmend zum Flaschenhals. Geht es nicht auch moderner? Natürlich: Man könnte doch die Administration in eine Cloud migrieren. Diese Idee war naheliegend. So recherchierten die Verantwortlichen von SOSNachbar nach Cloud-Angeboten für Hilfswerke.

Sie fanden allerdings nichts, das ihren Ansprüchen genügte: Ihnen war es beispielsweise wichtig, einen Schweizer Provider zu haben. Sie suchten auch nach einer einfach zu bedienenden Kollaborationslösung. Idealerweise sollte diese eine einfache Buchhaltung sowie die Beleg-, Aufgaben- und Spendenverwaltung ermöglichen. Gemeinnützige Organisationen scheinen für die grossen Anbieter jedoch uninteressant zu sein. Das Budget des Hilfswerks setzt zudem sehr enge Grenzen.

Eine günstige Open-Source-Lösung musste her. Schliesslich fiel die Wahl auf die freie Software von Nextcloud: Deren Angebot zeigt sich wesentlich flexibler als das der grossen Cloud-Anbieter: Nextcloud kann gratis auf privater Hardware oder auf einem beliebigen Webserver installiert werden. Weiter stehen Funktionen wie Videoanrufe, Chat, Kalender, E-Mail, Office-Applikationen und Projektverwaltung zur Verfügung. Für Organisationen mit kleinem Budget und Datenschutzbedenken wie SOSNachbar eignet sich die Software perfekt, da sie Cloud-Speicher und Kollaborations-Tools vereint.

Die Installation der Software wurde vom Web-Provider des Hilfwerks durchgeführt, der Plus130 AG. Sie ist auch eine Gönnerin des Hilfswerks. So konnte schnell eine gemeinsame Datenablage geschaffen werden.

Dank der neuen Software hat das Hilfswerk mehr Zeit, um bedürftige Kinder noch besser zu unterstützen: Diese Aufnahme stammt aus dem Jugendzentrum Titus in Telenesti nördlich der Hauptstadt Kischinau: Aktuell betreut SOSNachbar hier 120 Kinder. 80 weitere sind auf der Warteliste.

Smartphone-Client: Einfach und praktisch, auch für digital Unerfahrene

Das Highlight der Lösung ist der Client für das Smartphone: eine App, die einfach zu bedienen ist. In Moldawien hat jede Person ein günstiges asiatisches Android-Phone. Dank der App können die moldawischen Vertrauenspersonen Dokumente nun einfach scannen und hochladen. Ebenso stellen sie die Beweisbilder für die Spender und Spenderinnen in die Cloud.

Fehlendes IT-Know-how ist somit kein Problem mehr. Die Vertrauenspersonen kaufen die Hilfsprodukte vor Ort, scannen die Quittungen und laden sie hoch. Schon sind diese in hoher Auflösung und maschinenlesbarer Form verfügbar. Die Bilder der dankbaren Empfänger und Empfängerinnen werden im gleichen Verzeichnis abgelegt. Für die Administration des Hilfswerks ist sofort klar, was zusammengehört. Ein einfaches und unkompliziertes Vorgehen.

Kinderleicht Bilder und Dokumente scannen, hochladen und geordnet ablegen: Die Nextcloud-App ist leicht zu bedienen. (Screenshot: Stephan Posti)

Die nächsten Schritte auf dem Weg in die Cloud

Der Umzug in die Cloud war für das Hilfswerk organisatorisch eine grosse Herausforderung. Die Cloud-Software ist nun eingerichtet. Baldmöglichst sollen alle beteiligten Personen in Moldawien in der App geschult werden und sie nutzen können. Die Verantwortlichen sind sich sicher, dass der Umzug in die Cloud die folgenden Vorteile bringen wird:

• Alle Daten werden sicher in der Schweiz gehostet.
• Schnelle, sichere und einfache Dokumentübermittlung.
• Die Projektdurchlaufzeit kann von rund vier Monaten auf zwei Wochen reduziert werden.
• Es können mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden.
• Dank einer neuen Taskverwaltung sind alle Vereinsmitglieder über den Stand der Projekte informiert.

Mehr Zeit, um sie in die Hilfe zu investieren

So will das Hilfswerk Zeit für die Administration einsparen und diese für zusätzliche Hilfsaktionen einsetzen. Die Cloud unterstützt die Beteiligten dabei, dem Leid der Menschen in Moldawien aktiv zu begegnen.

Frage in die Runde: Welche kostengünstigen, einfachen Cloud-Lösungen für KMU und kleine Organisationen empfehlen Sie?  

Veröffentlicht am 8. Dezember 2023

Hinweis: Dieser Blogbeitrag wurde im Rahmen eines Leistungsnachweises für das CAS Cloud and Platform Manager verfasst. Er wurde geprüft und redaktionell aufbereitet.